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Projektsteuerung am Bau: Aufgaben im Überblick

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Projektsteuerung am Bau: Aufgaben im Überblick

Matthäus Kerres
Matthäus Kerres
02/2024
Inhalte

Was ist Projektsteuerung am Bau?

Im Baumanagement kommt der Projektsteuerung eine zentrale Rolle zu. Sie erfüllt mehrere wichtige Funktionen zur erfolgreichen Umsetzung von größeren Bauprojekten:

• Kontrolle und Einhaltung der Plan-/Soll-Werte.
• Überwachung des Bauzeitenplanes.
• Überwachung des Kostenrahmens.
• Optimierung der Bauabläufe.

In der Projektsteuerung am Bau übernehmen ein oder mehrere Projektsteuerer Aufgaben von Planer:innen und Bauherr:innen, die sich spezifisch um das Controlling des Bauprojekts drehen. Während sich bei kleineren und privaten Bauprojekten meist Architekt:innen oder Bauherr:innen selbst um die Projektsteuerung kümmern, ist dies bei größeren und öffentlichen Projekten nicht möglich. Die Vielzahl von komplexen Prozessen bei der Planung und Durchführung machen eine eigene Projektsteuerung notwendig.

Rolle der Projektsteuerung im Bauwesen

Nicht immer ist die Rolle der Projektsteuerung am Bau allen Planer:innen vollkommen klar. Im Bereich des Bauprojektmanagements werden gelegentlich verschiedene Begriffe durcheinandergewürfelt bzw. synonym genutzt. Worte wie Projektmanagement, Projektsteuerung, Projektleitung und Projektkommunikation tauchen sowohl in Blogs als auch im Alltag von Planer:innen auf. Es gibt jedoch klare Definitionen, die in der Baubranche Anwendung finden.

Die Projektsteuerung soll Bauherr:innen bei typischen Aufgaben helfen, die zwar rein rechtlich und organisatorisch in ihren Zuständigkeitsbereich fallen, aber aufgrund von Zeitmangel und/oder fehlendem Know-how nicht von ihnen selbst wahrgenommen werden können. Ab einer bestimmten Projektgröße ist es auch nicht mehr wirtschaftlich oder sinnvoll, dass die beauftragten Architekt:innen die Projektsteuerung übernehmen. Stattdessen kümmert sich eine eigene interne oder externe Abteilung um die Übernahme der Bauherr:innen-Aufgaben.

Projektsteuerung vs. Projektleitung

Insbesondere die beiden Begriffe "Projektsteuerung" und "Projektleitung" werden gerne verwechselt. Beide sind Teilbereiche des Projektmanagements, dennoch gibt es einen ganz wesentlichen Unterschied zwischen beiden, der innerhalb der Zuständigkeit beachtet werden muss:

• Die Projektsteuerung erfüllt eine beratende Funktion im Bauablauf. Projektsteuerer überwachen alle wichtigen Zeit- und Kostenfaktoren innerhalb von Bauprojekten, geben aber im Anschluss nur Ratschläge an die Verantwortlichen. Sie haben also keine weitreichenderen Befugnisse.
• Die Projektleitung verfügt dagegen über eine vollständige Entscheidungs-, Weisungs- und Durchsetzungsbefugnis. Mit Hilfe dieser können ohne Zeitverlust Entscheidungen getroffen und Auftragnehmer:innen angewiesen werden.

Projektleitung und Projektsteuerung arbeiten in der Praxis eng zusammen, im Allgemeinen erhält die Projektsteuerung Anweisungen von der Projektleitung, um diese dann umzusetzen.

Aufgaben der Projektsteuerung

Die vielfältigen Aufgaben der Projektsteuerung am Bau lassen sich im Wesentlichen unter den Themenbereichen Organisation, Dokumentation, Qualitätskontrolle, Zeit- und Kostenüberwachung zusammenfassen. Im Einzelnen kümmert sich die Projektsteuerung um:

• Erstellung des Projektstukturplans zur Strukturierung großer Projekte
• Starten und Beenden der daraus resultierenden Arbeitspakete
• Erstellung aller Projektpläne wie z.B. Bauzeitenplan und Kostenplan
• Termin- und Kostenüberwachung inkl. Budgetmanagement
Controlling der Projektkennzahlen
• Alternativplanung bei Abweichungen von den Ist-Werten
• Umsetzung der Alternativplanung durch Organisation zusätzlicher Ressourcen
• Auftragsvergabe
• Koordination zwischen allen am Projekt Beteiligten
• Kommunikation und Verhandlungen mit Auftraggeber:innen und Firmen
• Qualitätskontrolle und Überwachung der Einhalten von Vorschriften
• Projektaudit, Projektabbruch bzw. Projektabschluss
• Komplette Dokumentation über den Projektfortschritt

Aufgaben der Projektsteuerung nach AHO

Der Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO) ist aktuell für die Definition der Aufgaben der Projektsteuerung am Bau zuständig. Der AHO hat eine eigene Gliederung eingeführt. Danach gliedern sich die Aufgaben der Projektsteuerung in fünf Projektstufen (1-5) und fünf Handlungsbereiche (A-E). Dabei folgen die Projektstufen der Logik der HOAI-Leistungsphasen:

• 1 – Projektvorbereitung
• 2 – Planung
• 3 – Ausführungsvorbereitung
• 4 – Ausführung
• 5 – Projektabschluss

In jeder dieser Projektstufen sind folgende Handlungsbereiche eingeschlossen:

A – Organisation, Information, Koordination und Dokumentation
B – Qualitäten und Quantitäten
C – Kosten und Finanzierung
D – Termine, Kapazitäten und Logistik
E – Verträge und Versicherungen

Selten ist es möglich, eine genaue Abgrenzung zwischen zwei Handlungsbereichen oder Projektstufen zu ziehen. Genau wie in der HOAI ist die Planung und Ausführung eines Bauprojekts ein sehr dynamischer Prozess mit vielen "weichen" Übergängen.

Aufgaben der Projektsteuerung nach HOAI

Ursprünglich wurden die Aufgaben der Projektsteuerung am Bau in der HOAI beschrieben. Das Leistungsbild "Projektsteuerung" umfasste im Paragraph 31 folgende Funktionen:

• Klärung der Aufgabenstellung, Erstellung und Koordinierung des Programms für das Gesamtprojekt.
• Klärung der Voraussetzungen für den Einsatz von Planern und anderen an der Planung fachlich Beteiligten (Projektbeteiligte).
• Aufstellung und Überwachung von Organisations-, Termin- und Zahlungsplänen, bezogen auf Projekt und Projektbeteiligte.
• Koordinierung und Kontrolle der Projektbeteiligten, mit Ausnahme der ausführenden Firmen.
• Vorbereitung und Betreuung der Beteiligung von Planungsbetroffenen.
• Fortschreibung der Planungsziele und Klärung von Zielkonflikten.
• laufende Information des Auftraggebers über die Projektabwicklung und rechtzeitiges Herbeiführen von Entscheidungen des Auftraggebers.
• Koordinierung und Kontrolle der Bearbeitung von Finanzierungs-, Förderungs- und Genehmigungsverfahren.

In der Praxis stellte sich allerdings heraus, dass es schwierig war, das Leistungsbild von den klassischen Architektenleistungen abzugrenzen. Insbesondere gab es viele Diskussionen um Aufgaben- und Honorarfragen. Deshalb stellt die Projektsteuerung am Bau seit 2009 kein Leistungsbild der HOAI mehr dar und findet sich jetzt in den Besonderen Leistungen. Als Ersatz gilt das Leistungsbild mit Honorarordnung des oben erwähnten AHO.

Projektsteuerung nach AHO: Projektstufen und Handlungsbereiche

Wie oben beschrieben gliedert sich die Projektsteuerung am Bau nach AHO in fünf Projektstufen und fünf Handlungsbereiche. Dabei folgen die Projektstufen der Logik der HOAI-Leistungsphasen.

Projektstufen nach AHO

Projektvorbereitung

Die Projektstufe 1 entspricht der HOAI LP 1. In dieser stehen die Beratung der Auftraggeber:innen im Vordergrund. Darauf aufbauend fallen erste Planungsarbeiten sowie Analysen an, um die Machbarkeit in finanzieller, zeitlicher und gesetzlicher Hinsicht zu überprüfen. Das Honorar für Stufe 1 beträgt 19 Prozent des Gesamthonorars des Projektsteuerers.

Planung

Die Projektstufe 2 entspricht der HOAI LP 2-4. In diese fallen die Vorentwurfsplanung, danach die Entwurfsplanung und schließlich die Genehmigungsplanung. In der Projektstufe 2 erarbeitet der Projektsteuerer bereits eine detaillierte Budget- und Terminplanung, um die Voraussetzungen zur praktischen Umsetzung des Bauprojekts sicherzustellen. Das Honorar für Stufe 2 beträgt 21 Prozent.

Ausführungsvorbereitung

Die Projektstufe 3 entspricht der HOAI LP 5-7. Nach Vorgenehmigungsanfrage und Machbarkeitsstudie initiiert diese Stufe die konkrete Ausführungsplanung. Die Projektsteuerung stellt sicher, dass die geplanten Arbeitszeiten der Gewerke koordiniert werden und die Kostenvoranschläge innerhalb des Budgetrahmens sind. Außerdem wirkt sie an der Vergabe mit. Das Honorar für Stufe 3 beträgt 22 Prozent.

Ausführung

Die Projektstufe 4 entspricht der HOAI LP 8. Die Bauphase stellt die umfangreichste Stufe in der Projektsteuerung am Bau dar. Im laufenden Baubetrieb muss der Projektsteuerer nun täglich eine Vielzahl an Kennwerten kontrollieren. In allen Handlungsbereichen müssen Soll- und Ist-Werte verglichen und notfalls kalibriert werden. Die konstante Kommunikation mit allen am Bau Beteiligten stellt eine Schlüsselrolle dar, um einen reibungslosen Bauablauf zu gewährleisten. Proportional zum hohen Arbeitsaufwand beträgt das Honorar für Stufe 4 auch 30 Prozent.

Projektabschluss

Die Projektstufe 5 entspricht der HOAI LP 9. Zwei der Hauptaufgaben der Projektsteuerung am Bau bestehen zu diesem Zeitpunkt in der Fertigstellung der kompletten Baudokumentation und der Vorbereitung der Übergabe. Weiterhin fallen in den Bereich des Projektsteuerers die logistische Planung der Inbetriebnahme und die Erstellung der Wartungs- und Reinigungspläne.

Honorare

Zu beachten ist, dass die genannten Prozentsätze für das Honorar nur empfohlene Richtwerte der AHO (Heft 9 von 2020) sind. Wie seit der Neufassung der HOAI üblich, wird auch das Honorar für die Projektsteuerung am Bau inzwischen frei verhandelt und im Bauvertrag festgelegt.

Handlungsbereiche nach AHO

In allen vorgenannten Projektstufen werden die fünf Handlungsbereiche durchlaufen, welche die einzelnen Teilbereiche der Projektsteuerung am Bau näher definieren.

A – Organisation, Informationen, Koordination und Dokumentation

Laut AHO bezieht dieser Punkt alle übrigen Handlungsbereiche mit ein. Dieser Handlungsbereich umfasst die eigene Planung, die Kommunikation an alle weiteren Beteiligten, die Zusammenarbeit und die Erstellung einer fehlerfreien Dokumentation. Bereichsübergreifend muss die Projektsteuerung am Bau eine reibungslose Organisation sicherstellen. Informationen müssen für alle Beteiligten möglichst klar aufbereitet und kommuniziert werden. Auch die umfangreiche Koordination aller Aufgabenträger und aller Prozesse ist Teil der Projektsteuerung. Schließlich gewährleistet eine lückenlose Dokumentation in allen Bereichen Rechtssicherheit und die Erfüllung der Archivierungspflicht.

B – Qualitäten und Quantitäten

In diesem Handlungsbereich geht es um die Festlegung von Soll-Werten (Kennzahlen, Projektziele) und Überwachung der Ist-Werte. Diesem Bereich kommt daher besondere Bedeutung bei der Qualitätssicherung und Mengenplanung zu. Die Projektsteuerung erarbeitet auf Grundlage der von den Auftraggeber:innen geforderten Ziele die zur Umsetzung erforderlichen Kennzahlen und Meilensteine. Nur so kann gewährleistet werden, dass die ursprünglichen Ziele auch tatsächlich eingehalten werden.

Weiterhin umfasst Punkt B während der Ausführung die Kontrolle der Leistungen hinsichtlich technischer und gesetzlicher Standards. Ein genaues Qualitäts-Management sorgt dafür, dass alle bauherrenseitigen und gesetzlichen Vorgaben befolgt werden. Ebenso spielt die Einhaltung der Kriterien für nachhaltiges Bauen heutzutage eine immer größere Rolle.

C – Kosten und Finanzierung

Kostenschätzung nach DIN 276, Kostensteuerung und Kontrolle der Einhaltung des Budgets, Rechnungsprüfung, bei Bedarf Nachtragsanforderungen – dies sind die Aspekte, die im Handlungsbereich C abgebildet werden. Insbesondere in der Initialphase eines Bauprojekts stellt eine möglichst detaillierte Kostenschätzung nach DIN 276 sicher, dass sich das Projekt innerhalb des zur Verfügung stehenden Budgetrahmens bewegt.

D – Termine, Kapazitäten und Logistik

Der Handlungsbereich D umfasst u.a. Terminplanung, Bauzeitenplan, Abgleich Soll-/Ist-Werte im Zeitmanagement inkl. Inbetriebnahme-Planung. Damit deckt dieser Handlungsbereich einen besonders wichtigen Teil der Projektsteuerung ab. Letztlich entscheidet ein funktionierendes Zeitmanagement darüber, ob Planungs- und Baufristen eingehalten werden. Fehler, die hier passieren, können zu erheblichen Verzögerungen im Projektablauf führen. Dies kann wiederum hohe Kosten bis hin zu Schadenersatzforderungen zur Folge haben.

Außerdem fallen in diesen Handlungsbereich auch die Übergabe des Projektes und der Nutzungsstart. Dazu gehören bei großen Bauprojekten die Planung der Inbetriebnahme, das technische Gebäudemanagement (Steuerung, Brandschutz, Gebäudeautomatisation) und die Einweisung der Hausverwaltung.

E – Verträge und Versicherungen

Der Handlungsbereich E beinhaltet schließlich die Mitwirkung bei der Vertragsgestaltung, Überwachung der Einhaltung der vereinbarten Klauseln, gegebenenfalls Prüfung von Nachträgen, Koordination mit dem Versicherer im Versicherungsfall. Vom ersten Moment an setzt ein Bauprojekt eine Fülle von Bauverträgen voraus, die teilweise – je nach Projektgröße – durch zahlreiche weitere Verträge ergänzt werden. Der Projektsteuerung am Bau fällt die Aufgabe zu, diese Verträge zwar nicht zu erstellen, aber bei ihrer Gestaltung mitzuwirken und anschließend ihre Einhaltung zu überwachen. Während der Ausführung können auch durch gestiegene Kosten oder zusätzliche Wünsche der Bauherr:innen Nachträge notwendig werden, die ebenfalls vom Projektsteuerer überprüft werden müssen.

Zusätzlich ist die Projektsteuerung auch noch zuständig für die Mitwirkung bei der Abwicklung von eventuellen Versicherungsfällen. Hier erfolgt dann eine Koordination mit dem jeweiligen Versicherer zur reibungslosen Schadensbearbeitung.

Projektsteuerung: Von HOAI zu AHO

Ursprünglich wurde der Begriff der Projektsteuerung im Jahre 1977 in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) eingeführt. Damit sollte eine klarere Abgrenzung von weiteren Bereichen des Projektmanagements erreicht werden. Im Paragraph 31 der HOAI sollten bestimmte Planungsaufgaben der Auftraggeber:innen ausgelagert und auf externe Auftragnehmer:innen übertragen werden. Im Absatz (1) wurden insgesamt acht Beispiele für die Steuerung von Fachbereichen genannt, von der Klärung der Aufgabenstellung bis hin zur Koordinierung und Kontrolle der Bearbeitung von Finanzierungs-, Förderungs- und Genehmigungsverfahren.

In der Praxis stellte sich jedoch im Laufe der Zeit heraus, dass dies immer wieder zu Interessenkonflikten und Schwierigkeiten bei der Abgrenzung zu den Aufgaben von Architekt:innen führte. Deshalb wurde das Leistungsbild der Projektsteuerung am Bau nach und nach vom Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO) definiert. Dies führte letztendlich dazu, dass das Leistungsbild der Projektsteuerung seit 2009 aus der HOAI entfernt wurde und nun ausschließlich in der AHO Niederschlag findet.

Das ergab auch Änderungen bei der Honorarberechnung des Projektsteuerers, das bislang laut HOAI frei vereinbart werden konnte. Die Basis bildeten in der HOAI die sogenannten abrechenbaren Kosten der in der DIN 276 aufgeführten Kostengruppen 200 (Vorbereitende Maßnahmen) bis 700 (Baunebenkosten). Lediglich die Kostengruppen 100 (Grundstück) und 800 (Finanzierung) waren ausgeschlossen. Zur Ermittlung der zur Projektschwierigkeit zugehörigen Honorazone waren auch damals bereits die Tabellen in der AHO maßgeblich.

Was kostet eine Projektsteuerung am Bau?

Heutzutage dienen als Orientierungsgrundlage zur Kalkulation der Honorare für die Projektsteuerung am Bau ausschließlich die Tabellen der AHO. Diese gilt als allgemein anerkannter Standard für die Beauftragung und Berechnung von Leistungen im Projektmanagement. Sie übernimmt die wichtige Aufgabe, dass hiermit eine klare Schnittstelle in der Kooperation zwischen Architekt:innen und Projektsteuer:innen definiert wird. Damit wird das Risiko von vergessenen Leistungen oder Doppelberechnungen vermieden.

Der Paragraph 5 der AHO liefert bei Eingabe der entsprechenden Kennzahlen des Bauprojekts direkt ablesbar das AHO Grundhonorar. Falls zusätzliche Leistungen anfallen, wie sie bei Wohnprojekten und Baugemeinschaften anfallen, können diese ebenfalls direkt prozentual aufgeschlagen werden. Gleichzeitig wird auch der resultierende Honorar-Prozentsatz angegeben.

Im Formular der AHO wird neben der Kosten der Baukonstruktion und den anrechenbaren Kosten abzüglich der nicht anrechenbaren Kosten zunächst das Berechnungshonorar kalkuliert. Nach Eingabe der Honorarzone zur Bestimmung des Schwierigkeitsgrades (Zone I = sehr gering bis Zone V = sehr hoch) und des Honorarsatzes mit Zuschlägen und Minderungen ergibt sich am Ende das Gesamthonorar für die Projektsteuerung.

Mit anderen Worten:

Das Gesamthonorar eines Projektsteuerers hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. Die wichtigsten Basiswerte sind die Bausumme und der Schwierigkeitsgrad des Bauprojekts. Mit einem Online-Tool lässt sich direkt ein Honorar berechnen. Dies stellt aber wie gesagt nur eine Empfehlung dar und kann im Einzelfall deutlich abweichen. Ganz grob können Planer:innen etwa von gut 3 Prozent der Konstruktionskosten für die Projektsteuerung ausgehen.

Bauprojektsteuerung im digitalen Zeitalter

Lange Zeit schien es, als ob insbesondere in Deutschland die Architektur- und Baubranche starr an alten Strukturen und Arbeitsabläufen festhalten wollte. Zu sehr zur Routine waren die entsprechenden Software-Tools und Workflows geworden, als dass sich Planer:innen umgewöhnen wollten. Daher findet der Umzug auf BIM (Building Information Modeling) immer noch eher widerwillig statt.

Fest steht: Heutzutage kommt kein modernes Planungsbüro mehr an der digitalen, vernetzten Abwicklung von Bauprojekten vorbei. Was im Einfamilienhaus-Sektor noch auf traditionelle Weise funktionieren mag, wird spätestens bei größeren Projekten zum Muss. Es arbeiten einfach zu viele Projektbeteiligte vollkommen unterschiedlicher Disziplinen zusammen, um noch unterschiedliche Methoden und Schnittstellen einzusetzen. Gerade in der Projektsteuerung am Bau stellt die digitale Verarbeitung der Daten ein enormes Potenzial an Zeiteinsparung dar.

Beim Einsatz eines digitalen Tools zur Projektsteuerung sollte dies allerdings einige wesentliche Kriterien erfüllen. Es nützt Planer:innen wenig, wenn die letztlich eingesparte Zeit in eine langwierige Einarbeitung in komplizierte Software-Tools investiert werden muss. Vielmehr sollte eine heutige Lösung folgende Features erfüllen:

• Intuitive, leicht bedienbare Oberfläche
• Schneller Projektüberblick für alle Beteiligten
• Umfangreiche Kontrolle von Kosten, Terminen und Qualität
• Plattform- und hardwareunabhängige Funktionalität
• Einfache Nutzung unabhängig vom Ort
• Die Möglichkeit der kompletten Dokumentation

Moderne Cloud-Lösungen bieten hier deutliche Vorteile gegenüber traditionellen Server-Client-Installationen, die regelmäßiger Updates und Wartungen bedürfen. Bei cloud-basierten Online-Lösungen ist dagegen sichergestellt, dass zu jedem Zeitpunkt alle im Projekt involvierten Mitarbeiter mit der gleichen, aktuellen Softwareversion arbeiten. Dies erleichtert den konstanten Datenaustausch über normierte Schnittstellen.

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