Im Zusammenhang mit der Liquiditätsplanung von Planungsbüros ist immer wieder von den sogenannten PeP-7 Kennzahlen die Rede. Daher soll hier geklärt werden, was darunter genau zu verstehen ist.

Was ist PeP-7?

Der Begriff "PeP" ist eine Abkürzung und leitet sich ab von einer Institution, die im Jahr 2005 mit dem Ziel gegründet wurde, Planer:innen bei der Kalkulation der Wirtschaftlichkeit ihres Büros zu helfen. Die Abkürzung steht für "Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro e.V." und ist ein eingetragener Verein. Das erklärte Ziel des Vereins ist die Optimierung des wirtschaftlichen Erfolges von Architekt:innen und Ingenieur:innen.

Zu diesem Zweck hat die Praxisinitiative zunächst sieben einheitliche Kennzahlen entwickelt, mit deren Hilfe sich ein brancheneinheitliches Controlling realisieren lässt. Diese Kennzahlen werden "PeP-7 Kennzahlen" genannt und haben sich mittlerweile als branchenweiter Standard im Büro-Controlling etabliert.

Was sind die PeP-7 Kennzahlen?

Die Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro hat seit 2005 die vorläufig sieben PeP-7 Kennzahlen definiert und in der Fachliteratur veröffentlicht, die als Basis für die branchenweite, objektive Messung der Wirtschaftlichkeit eines Planungsbüros dienen. Dabei ist zu beachten, dass es sich hier nicht um vom PeP neu erstellte Kennzahlen handelt, sondern dass vielmehr das PeP aus allen bisher im Planungsalltag gebräuchlichen Werten die relevantesten ausgewählt hat. Für diese wurden anschließend die erforderlichen Basisgrößen und Rechenwerte definiert.

Dies sind die aktuellen PeP-7 Kennzahlen:

• Umsatzrendite
• Umsatz pro Mitarbeiter
• Arbeitskostenquote
• Projektstundenanteil
• Mittlerer Bürostundensatz
• Gemeinkostenfaktor
• Aufwandswerte

Umsatzrendite

Die Umsatzrendite gibt unmittelbar Auskunft darüber, welcher Gewinn prozentual aus dem erzielten Umsatz erwirtschaftet wird. Wenn diese Prozentzahl sehr niedrig ist, besteht hier ein Handlungsbedarf. Die PeP empfiehlt 10 Prozent oder mehr.

Die Formel zur Berechnung ist: Gewinn / Umsatz x 100

Umsatz pro Mitarbeiter (Umsatzziel)

Diese Kennzahl zur Festlegung des Umsatzziels pro Mitarbeiter sollte jeweils im voraus für das kommende Geschäftsjahr kalkuliert werden. Die PeP empfiehlt Planungsbüros, dies etwa drei Monate vor Ablauf des laufenden Jahrs zu machen. Nach Abschluss des neuen Geschäftsjahrs sollte das Ergebnis dann kontrolliert und in die weitere Personalplanung einbezogen werden.

Die Formel ist: Umsatz / Mitarbeiter

Arbeitskostenquote

Mit der Kennzahl 3 lässt sich das Verhältnis zwischen den Arbeitskosten und den Gesamtkosten berechnen. In die Arbeitskosten fallen u.a. Gehalt und Alterssicherung des / der Büroinhaber:in sowie die Gehälter für Mitarbeiter:innen und Auzubildende. Ferner fallen auch weitere Honorare für Drittleistungen unter diesen Kostenpunkt.

Die Formel lautet: Arbeitskosten / Gesamtkosten x 100

Projektstundenanteil

Bei der Kennzahl 4 ist zu beachten, dass ihre Berechnung getrennt für Büroinhaber:innen und Mitarbeiter:innen erfolgen muss. Dabei ist es sinnvoll, diese täglich am Ende der Arbeitszeit zu erfassen. Ziel ist ein möglichst hoher Prozentsatz an Projektstunden am Gesamtstundenaufkommen.

Die Formel zur Ermittlung ist: Projektstunden / Gesamtstunden x 100

Mittlerer Bürostundensatz

Zur Kalkulation der Kennzahl 5 müssen die Gesamtkosten des Büros und die Gesamtsumme der Projektstunden (Inhaber:in und Mitarbeiter:innen) des Vorjahres bekannt sein. Im Anschluss kann der mindestens erforderliche mittlere Bürostundensatz berechnet werden, der zum kostendeckenden Betrieb des Planungsbüros notwendig ist.

Die Formel ist: Gesamtkosten / Projektstunden

Gemeinkostenfaktor

Neben den reinen Kosten für ein Projekt entstehen in Planungsbüros weitere allgemeine Kosten, sogenannte Gemeinkosten. Diese fließen in die Gesamtkosten ein und beinhalten z.B Miete und Betriebskosten für die Büroräume oder Firmenfahrzeuge. Diese Kosten müssen ebenfalls durch die Gewinne abgedeckt werden. Dazu berücksichtigt die Kennzahl 6 den Gemeinkostenfaktor, der auf alle Projektaufträge aufgeschlagen werden muss.

Die Formel dazu lautet: Gesamtkosten / Einzelkosten

Mit Hilfe dieser Formel lässt sich der konkrete, projektbezogene Stundensatz eines Mitarbeiters kalkulieren nach:

(Jahresgehalt x Gemeinkostenfaktor) / Jahresstunden = Stundensatz

Aufwandswerte

Für die ersten sechs Kennzahlen liegen gewisse Erfahrungs- und Durchschnittswerte vor, die auf der Webseite der Praxisinitiative erfolgreiches Planungsbüro e.V. hinterlegt sind. Dagegen gibt es bei den Aufwandswerten kaum fundierte Werte. Obwohl sie im Allgemeinen eine bessere Planung der Projektressourcen bieten, müssen sie nach dem jeweiligen Planungsbereich getrennt ermittelt werden. Es sind sehr viele variable Faktoren wie beispielsweise Objekttyp, Objektgröße, Honorarzone, Schwierigkeit und weitere Randbedingungen ins Kalkül einzubeziehen, die den objektiven Vergleich erschweren.

Die Formel ist: Stundenaufwand / Einheit

Sowohl der Aufwand als auch die gewählte Einheit führen hier zusätzlich zu schwer in allgemeiner Hinsicht vergleichbaren Werten.

Für den Aufwand kommen beispielsweise in Frage:

• Quadratmeter Planfläche
• Bauzeit in Tagen

Für die Einheit z.B.:

• BRI = Brutto-Rauminhalt in Kubikmetern

• BGF = Brutto-Grundfläche in Quadratmetern

Weitere Kennzahlen

Selbstverständlich können im Einzelfall weitere Kennzahlen sinnvoll sein. Dazu gehören u.a. Investitionskosten, die Mengenrelation Inhaber:in / Mitarbeiter:innen, Projektgrößen oder Fluktuation der Mitarbeiter. Diese Kennzahlen sind zwar im allgemeinen ökonomischen Controlling durchaus üblich, allerdings in der Planungsbranche nur schwierig branchenweit anwendbar. Daher wird von der PeP die Empfehlung an Planungsbüros ausgesprochen, das Benchmarking anhand der PeP-7 Kennzahlen durchzuführen.

Vorteile der PeP-7 Kennzahlen

Einer der Hauptvorteile der PeP-7 Kennzahlen besteht sicherlich in der Tatsache, dass diese nicht nur sehr schnell zu ermitteln, sondern auch besonders aussagekräftig sind. In der Tat sind sie heutzutage für die wirtschaftliche Planung eines Planungsbüros zu einem unersetzlichen Tool geworden. Architekt:innen und Ingenieur:innen können nicht mehr auf sie verzichten, wenn sie den langfristigen wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens und die Arbeitsplatzsicherung gewährleisten wollen.

Nur mit Hilfe dieser standarisierten Kennzahlen ist es Planer:innen möglich, verlässlich vergleichbare Werte zur ökonomischen Situation des Planungsbüros zu ermitteln und diese branchenweit zu evaluieren. Aufgrund des Ergebnisses ist es machbar, die eigene Situation im Vergleich mit dem Branchendurchschnitt zu messen und sich entsprechend im Ranking einzustufen. Dies verschafft dem Unternehmen einerseits einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil und hilft andererseits, bestehenden Fehlentwicklungen zeitnah gegenzusteuern.

PeP-7 Kennzahlen immer im Blick

Die besten Kennzahlen nützen nichts, wenn sie nicht permanent "im Blick" sind, also permanent kontrolliert werden. Dies kann allerdings bei herkömmlichen, manuell erstellten Statistiken zu einer arbeitsaufwändigen Herausforderung werden. Meistens bleibt im stressigen Planungsalltag keine Zeit, intensiv alle Kennzahlen zu kontrollieren. Daher haben sich in den meisten Planungsbüros moderne BMSP-Software-Lösungen etabliert, die weitgehend automatisiert alle wichtigen Kennzahlen überwachen und errechnen.

Damit der Einsatz dieser digitalen Lösungen problemlos branchenweit funktioniert, wurde vom PeP ein Zertifikat eingeführt, das sogenannte PeP-7 Prüfsiegel. Dieses stellt sicher, dass von der unabhängigen Bau GmbH in Berlin zertifizierte Software dauerhaft den PeP-7 Standard erfüllt. Für Planungsbüros lohnt sich zweifellos die Investition, um den eigenen langfristigen wirtschaftlichen Erfolg ohne übermäßigen Zeit- und Verwaltungsaufwand sicherzustellen.