Zur Ermittlung des gesamten finanziellen Aufwands für die Bauleistungen eines Bauauftrages ist es notwendig, eine genaue Baukalkulation der Gesamtleistung und einzelner Teilleistungen zu erstellen. Die Baukalkulation kann in verschiedenen Weisen erfolgen. Zusätzlich spielt auch der Zeitpunkt der jeweiligen Baukalkulation eine wichtige Rolle. Grundsätzlich sind Baukalkulationen vor Angebotsabgabe, während der Ausführung und nach der Fertigstellung üblich.

Warum ist die Kalkulation im Handwerk und Bau so wichtig?

Die Baukalkulation bildet in jedem Bauprojekt die notwendige Grundlage zur Ermittlung der zur erwartenden Kosten für alle am Bau Beteiligten, seien es Planer:innen, Auftragnehmer:innen, Baufirmen und einzelne Gewerke. Letztlich ist die Baukalkulation auch die Basis für den an Bauherr:innen auszuhändigenden Bauvertrag bzw. die vorangehende Angebotsabgabe. Insofern sollten alle Beteiligten hier mit äußerster Sorgfalt vorgehen, um spätere Nachträge zu vermeiden.

Nicht immer ist es übrigens möglich, nachträgliche Korrekturen an der fehlerhaften Baukalkulation vorzunehmen. Der Gesetzgeber hat hier strenge Bedingungen definiert, unter denen im Nachhinein einzelne Leistungen preislich korrigiert werden dürfen. Eine bloße Fehlkalkulation reicht bei weitem nicht aus und gehört zum unternehmerischen Risiko. Mit anderen Worten: In der Mehrzahl der Fälle bleiben die Betroffenen auf den entstanden Mehrkosten sitzen. Es kommt zur Gewinnschmälerung, die im schlimmsten Fall zur Zahlungsunfähigkeit führen kann. Grundsätzlich werden Auftragnehmer:innen bei einer falschen Kalkulation im Bau unwirtschaftlich arbeiten.

Was sind die Stufen der Baukalkulation?

Die auf Basis eines Leistungsverzeichnisses ermittelten Kosten der einzelnen Positionen bilden in ihrer Gesamtheit die Baukalkulation, die bereits einen Sicherheitsaufschlag und den notwendigen Gewinn der Auftragnehmer:innen enthält. Je nach Planungs- und Ausführungsstand ist es erforderlich, diese Baukalkulation entsprechend zu aktualisieren bzw. anzupassen. Zu einem sehr frühen Zeitpunkt der Planungsphase ist in der Regel noch keine zufriedenstellende Festlegung der Kalkulation am Bau möglich. Je weiter Planung und Ausführung fortschreiten, umso konkreter kann die Baukalkulation erstellt werden. Man spricht daher von den verschiedenen Stufen der Baukalkulation. Im Wesentlichen sind das:

• Vorkalkulation in der Vorplanung
• Angebotskalkulation zur Abgabe des Angebots
• Auftrags-/Vertragskalkulation während der Ausführungsplanung
• Arbeitskalkulation nach Auftragserteilung
• Nachtragskalkulation nach Fertigstellung mit Berücksichtigung erbrachter Zusatzleistungen

Im Wesentlichen stützen sich Auftragnehmer:innen also auf die detaillierte Vertragskalkulation nach Abschluss der Ausführungsplanung, die bereits alle Ausführungsdetails und Bauleistungen einschließt. Sie bildet die Grundlage für die LP 6 und 7 der HOAI, in denen die Vergabe vollzogen wird. Die Kalkulation am Bau wird anschließend während der Bauphase immer wieder durch Zwischen- und Nachkalkulationen stufenweise aktualisiert. Notwendige Nachträge müssen umgehend angemeldet und begründet werden. Die verschiedenen Stufen der Baukalkulation tragen diesem Umstand Rechnung.

Was brauchen Handwerker für die Baukalkulation?

Bei Ausschreibungen und Angebotsvergaben spielt der Zeitfaktor heute eine immer größere Rolle. Sehr häufig müssen für interessante Aufträge in kurzer Zeit Angebote von Auftragnehmer:innen erstellt werden. Oft ist der Handwerksbetrieb aber mit einer schnellen und korrekten Baukalkulation überfordert. Es sind zu viele verschiedene Faktoren und Variablen im Spiel. Entweder verstreicht die Abgabefrist erfolglos, oder es werden eilig Kosten geschätzt. Das Risiko, hier zu einer gravierenden Fehlkalkulation zu kommen, bei der Kosten vergessen oder unterschätzt werden, ist relativ hoch.

Daher benötigen Handwerker zuverlässige Tools, mit denen benutzerfreundlich und schnell ohne großen Aufwand eine korrekte Angebotskalkulation erstellt werden kann. Diese muss den aktuellen Normen genügen und bildet später die Grundlage für die Erstellung prüffähiger Rechnungen. Fehler, die sich in der Vorkalkulation einschleichen, werden unter Umständen unbemerkt bis in die Endrechnung übertragen, wo sie dann bei der Prüfung zu unangenehmen Reklamationen seitens der Planer:innen oder Bauherr:innen führen können.

Angebotskalkulation

Eine Angebotskalkulation wird im Handwerk im Allgemeinen auf Basis der VOB erstellt. Grundlage bilden die von Architekt:innen während der Ausführungsplanung zusammengestellten Leistungsverzeichnisse und Leistungsbeschreibungen, die wiederum den Auftragnehmer:innen als Basis für die Ermittlung der Einheits- bzw. in seltenen Fällen Pauschalpreise dienen. Die Angebotskalkulation ist der erste Schritt und notwendig, um als Handwerksbetrieb an einer Ausschreibung teilzunehmen.

Auf Basis dieser Angebotskalkulation entscheiden dann Planer:innen zusammen mit den Bauherr:innen über die engere Auswahl der Handwerksfirmen. Die ausgewählten Betriebe müssen nun eine genauere Auftragskalkulation anfertigen, in der außerdem bereits eventuelle Änderungswünsche Berücksichtigung finden. Letztlich erfolgt die Vertragskalkulation zur Vorbereitung der verbindlichen Vergabe des Auftrags. In dieser können weitere Änderungswünsche erfasst werden.

Nachkalkulation

Sobald der Handwerksbetrieb ausgewählt und beauftragt worden ist, ist die Phase der Angebotskalkulation abgeschlossen und wird durch die Arbeitskalkulation ersetzt. Auf Basis der Angebotskalkulation erstellen Auftragnehmer:innen nun eine realistische Baukalkulation, die sich aus der Prüfung der konkreten Baustellenbedingungen und der angeforderten Informationen von Zulieferern und Nachunternehmern ergibt. Auch kann es möglich sein, dass aus technischen Gründen Modifikationen am Auftrag durchgeführt werden müssen. In der Arbeitskalkulation können alle diese Anpassungen des Angebotspreises vorgenommen werden.

Nicht immer ist es leider möglich, bereits vor Baubeginn sämtliche notwendigen Änderungen zu berücksichtigen. Dazu gehören nachträgliche Wünsche von Bauherr:innen, technische Probleme, Lieferschwierigkeiten, wetterbedingte Verspätungen und Schäden oder unvorhergesehene Preiserhöhungen der Zulieferer. Dies war zum Beispiel während der Pandemie oder der Ukrainekrise der Fall. Rohstoffverknappungen führten zu unvorhergesehenen, bedeutenden Preissteigerungen bei Baumaterialien. Mit einer detaillierten Soll-Ist-Vergleichsrechnung werden diese Änderungen permanent kontrolliert und dokumentiert.

Nach der Beendigung der Bauleistungen erfolgt die Korrektur der ursprünglichen Vertragskalkulation in der Nachkalkulation. Diese dient als Kontrolle der Angebots- und Auftragskalkulation. Es wird unterschieden zwischen

• Technischer Nachkalkulation: Erfassung der Mengen und Werte laut Baustellenberichten und nach Aufmaß.
• Kaufmännischer Nachkalkulation: Gegenüberstellung der tatsächlichen Istwerte von Material- und Lohnkosten und der vertraglich vorgesehenen Sollgrößen.

Falls es Abweichungen geben sollte, muss eine Nachtragskalkulation erstellt werden.

Wie erstellt man eine realistische Baukalkulation?

Die realistische Baukalkulation wird mit Hilfe von verschiedenen Berechnungsverfahren durchgeführt. Folgende Werte werden zur Ermittlung herangezogen:

• EKT: Einzelkosten von Teilleistungen
• HK: Herstellungskosten
• GK: Gemeinkosten
• W&G: Wagnis und Gewinn

Während die EKT und die HK meistens recht genau aus Tabellen zu ermitteln sind, bedarf die Ermittlung der GK einiger Erfahrung. Zu den Gemeinkosten gehören Positionen wie die Baustelleneinrichtung. Unter Wagnis werden Faktoren zusammengefasst, die sich fast nie vorauskalkulieren lassen. Dazu gehören wetterbedingte Verzögerungen oder technischer Mehraufwand und die daraus resultierenden Verluste. Mit der Gewinnkalkulation sollen auch diese Risiken kompensiert werden. Ziel sollte immer eine Baukalkulation sein, die sich auf realistische Daten stützt. Wenig Sinn macht dagegen eine sehr knappe Kalkulation, um den Zuschlag zu bekommen. Diese wird unweigerlich später ärgerliche Folgen für alle Beteiligten verursachen.