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Schlussrechnung nach VOB: Alle Informationen + kostenlose Mustervorlage

Ferdinand Witt-Dörring
Ferdinand Witt-Dörring
06/2024
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Nach der Fertigstellung eines Bauwerks und der erfolgreichen Endabnahme stellen AuftragnehmerInnen die Schlussrechnung an AuftraggeberInnen. Wie auch bei anderen Phasen eines Bauauftrags, existieren verschiedene Regelwerke, welche die einzelnen Details, Vorgaben an die Form und rechtliche Einzelheiten definieren.

Daher ist es für eine rechtssichere Schlussrechnung zwischen AuftragnehmerIn und AuftraggeberIn wichtig, sich mit den Anforderungen zu beschäftigten.

Wozu dient eine Schlussrechnung?

Die Schlussrechnung dient in erster Stelle zum (vorläufigen) Abschluss eines Bauprojekts. Sie manifestiert auf AuftragnehmerIn-Seite den Wunsch, zu bestätigen, dass die gesamte vereinbarte Bauleistung ordnungsgemäß erbracht wurde. Auf AuftragnehmerIn-Seite bedeutet anschließend die Zahlung, dass diese Bestätigung ausgesprochen und akzeptiert wird.

Daher geht einer Schlussrechnung immer eine umfangreiche Prüfung durch alle am Bauwerk Beteiligten voraus. Dazu gehören in erster Linie:

• Gemeinsames Aufmaß
• Tatsächlicher Verbrauch an Material bzw. Arbeitszeit
• Kalkulation der tatsächlichen Kosten
• Erfolgreiche Endabnahme
• Auflistung bereits bezahlter Abschlagszahlungen

Zu diesem Zweck muss der gesamte Ablauf des Projektes ausführlich dokumentiert werden. Diese Baudokumentation stellt letzten Endes die Basis für die Schlussrechnung dar.

Rechtliche Grundlagen zur Schlussrechnung: VOB

Welche rechtlichen Grundlagen zur Erstellung einer Schlussrechnung existieren also? In der überwiegenden Anzahl der Bauverträge werden in Deutschland die Bestimmungen zur VOB Schlussrechnung Anwendung finden. Die Schlussrechnung selbst ist im Allgemeinen die letzte Rechnung von AuftragnehmerInnen, um ein Bauprojekt abzuschließen. In ihr werden alle bereits bezahlten und noch offenen Beträge zu den erbrachten Bauleistungen aufgeführt. Für AuftraggeberInnen ist es überaus wichtig, im Moment der Zustellung zügig alle einzelnen Posten und den Schlussbetrag zu prüfen. Nach erfolgter Zahlung sind Reklamationen nur sehr schwierig und in Ausnahmefällen möglich.

Schlussrechnung nach VOB/B § 14

Bei VOB-Bauverträgen kommt in Deutschland die VOB Schlussrechnung nach VOB zur Anwendung. Die konkreten Vorgaben werden in der VOB/B Paragraph 14 erläutert. Dort heißt es u.a. auszugsweise wörtlich:

1) Der Auftragnehmer hat seine Leistungen prüfbar abzurechnen. (...) Änderungen und Ergänzungen des Vertrags sind in der Rechnung besonders kenntlich zu machen; sie sind auf Verlangen getrennt abzurechnen.

2) Die für die Abrechnung notwendigen Feststellungen sind dem Fortgang der Leistung entsprechend möglichst gemeinsam vorzunehmen. (...) Für Leistungen, die bei Weiterführung der Arbeiten nur schwer feststellbar sind, hat der Auftragnehmer rechtzeitig gemeinsame Feststellungen zu beantragen.

3) Die Schlussrechnung muss bei Leistungen mit einer vertraglichen Ausführungsfrist von höchstens 3 Monaten spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung eingereicht werden, wenn nichts anderes vereinbart ist; (...)

4) Reicht der Auftragnehmer eine prüfbare Rechnung nicht ein, obwohl ihm der Auftraggeber dafür eine angemessene Frist gesetzt hat, so kann sie der Auftraggeber selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen.

Die auszugsweisen Formulierungen machen klar, dass an AuftragnehmerInnen hohe Anforderungen an eine übersichtliche, detaillierte und leicht nachvollziehbare Abrechnung gestellt werden, damit Kund:innen problemlos die Richtigkeit aller Posten kontrollieren können. Bezeichnungen und Reihenfolge der Bauleistungen sollen in Bauvertrag und VOB Schlussrechnung exakt übereinstimmen.

Was soll eine Schlussrechnung enthalten?

Es ist dringend anzuraten, das Wort "Schlussrechnung" bereits im Kopf der Rechnung zu erwähnen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Weiterhin sind folgende Elemente für eine Schlussrechnung erforderlich:

• Die Rechnungsnummer
• Die Nennung der vertraglich vereinbarten Gesamtsumme
• Der auf dem Aufmaß basierende tatsächliche Material- und Arbeitsaufwand
• Wirtschaftliche Schwankungen
• Daraus resultierende Minder- oder Mehrkosten
• Nachträge, die zusätzlich in Rechnung gestellt werden
• Etwaige weitere Faktoren, die Einfluss auf den Endpreis haben
• Alle Abschlagszahlungen, die bereits von AuftraggeberInnen geleistet wurden
• Die resultierende Restsumme nach Aufführung aller Mehr- und Minderposten
• Eventuell vereinbarte Abzüge wie z.B. ein Skonto oder Sicherheitseinbehalt
• Die Angabe der Zahlungsfrist

Wie muss eine Schlussrechnung nach VOB aussehen?

Eine VOB Schlussrechnung muss in erster Linie übersichtlich und klar nachvollziehbar aussehen. Dafür gibt es bestimmte Richtlinien, von denen die wichtigsten bereits weiter oben aufgeführt wurden. Grundsätzlich lässt die VOB/B aber viel Spielraum, wenn es um die genaue Form geht, Im Paragraph 14 werden im Gegensatz zum österreichischen Pendant keine konkreten Inhaltsvorschriften gemacht.

AuftragnehmerInnen tun aber gut daran, sich an den allgemeinen Checklisten zu orientieren und alle für eine Schlussrechnung relevanten Daten aufzuführen. Schließlich soll die VOB Schlussrechnung im Ernstfall auch einer gutachterlichen bzw. gerichtlichen Prüfung standhalten. Daher sollten im Zweifelsfalle lieber einige Angaben zu viel als zu wenig enthalten sein. Insbesondere sollte auch auf eine lückenlose Dokumentation mit Bautagebuch und Fotos geachtet werden.

Fristen für die Schlussrechnung

Neben einer lückenlosen und nachvollziehbaren Abrechnung sollten alle Fristen genau eingehalten werden. Dabei muss zwischen verschiedenen Fristen unterschieden werden:

• Einreichungsfrist
• Prüfungsfrist
• Zahlungsfrist

Fristen für die VOB Schlussrechnung

Die Einreichfrist der VOB Schlussrechnung wird in Teil B, Paragraph 14 geregelt. Dieser besagt dass die Einreichungsfrist maximal

• 12 Werktage bei einer Ausführungsdauer bis 3 Monaten bzw.
• additional 6 weitere Werktage je weitere 3 Monate Ausführungsdauer

betragen darf.

Für die Prüfungs- und Zahlungsfrist wird von AuftraggeberInnen Eile verlangt. In Paragraph 16 der VOB/B heißt es in (5) Absatz 1 dazu:

"Alle Zahlungen sind aufs Äußerste zu beschleunigen."

Da diese Formulierung sehr interpretierbar ist, finden beide Seiten jedoch im folgenden Absatz 3 genauere Angaben. Wörtlich formuliert die VOB auszugsweise:

• (...) Der Auftraggeber kommt jedoch, ohne dass es einer Nachfristsetzung bedarf, spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder der Aufstellung bei Abschlagszahlungen in Zahlungsverzug, (...)

• Die Frist verlängert sich auf höchstens 60 Tage, wenn sie aufgrund der besonderen Natur oder Merkmale der Vereinbarung sachlich gerechtfertigt ist und ausdrücklich vereinbart wurde.

Generell beträgt die Frist zur Prüfung und zur Zahlung bei einer VOB Schlussrechnung also 30 Tage. In speziellen Fällen und umfangreichen Bauvorhaben können sich diese Fristen auf bis zu 60 Tage verlängern.

Was passiert, wenn die Fristen für die Schlussrechnung nicht eingehalten werden?

In der VOB Teil B Paragraph 14 sind die Fristen zur Erstellung der Schlussrechnung durch Auftragnehmer:innen in Abhängigkeit von der Ausführungsdauer des Bauprojekts geregelt. Diese betragen für die

• Einreichungsfrist: Maximal 12 Werktage für eine Ausführungsdauer von bis zu 3 Monaten plus jeweils 8 Werktage für jede weitere 3 Monate Ausführungsdauer.

Prüfungsfrist: Maximal 30 Tage.

Zahlungsfrist: 30 Tage, kann im gegenseitigen Einvernehmen auf 60 Tage erweitert werden.

Wenn es aus verschiedenen Gründen zum fruchtlosen Verstreichen dieser Fristen kommt, sind Auftraggeber:innen verpflichtet, eine angemessene Nachfrist zu setzen. Die Länge hängt wiederum ab von

• Umfang und Art der Bauleistungen.

• Gegebenheiten im Einzelfall.

Eine konkrete Frist sucht man in der VOB allerdings vergeblich. Es gibt aber eine genaue Regelung, wie im Falle des Fehlens einer prüfbaren Rechnung zu verfahren ist. Dazu führt § 14 Abs. 4 der VOB/B wörtlich aus: "Reicht der Auftragnehmer eine prüfbare Rechnung nicht ein, obwohl ihm der Auftraggeber dafür eine angemessene Frist gesetzt hat, so kann sie der Auftraggeber selbst auf Kosten des Auftragnehmers aufstellen." Das bedeutet, dass beispielsweise Personalkosten gegenüber Auftragnehmer:innen geltend gemacht werden können. Dennoch können letzteren das Recht auf Einsprüche nicht verwehrt werden, entsprechende Vereinbarungen sind unzulässig und unwirksam.

Mögliche Probleme und Streitigkeiten bezüglich der Schlussrechnung

Bei Bauvorhaben handelt es sich um komplexe Projekte mit einem komplizierten rechtlichen Hintergrund. In der Regel geht es außerdem um große Geldbeträge. Verzögerungen im Bauzeitenplan, Mängel und Nachträge sind die häufigsten Ursachen für mögliche Probleme bei der Schlussrechnung. Folgende Gründe können daher zu Streitigkeiten führen:

• Rechnungsverzug
• Fehlende Prüfbarkeit
• Streit über den Inhalt der Schlussrechnung
• Zahlungsverzug

Rechnungsverzug

Nach der Endabnahme nach VOB müssen AuftragnehmerInnen innerhalb der weiter oben aufgeführten Fristen die Schlussrechnung erstellen. Wenn diese erfolglos verstreichen, kann nochmals eine Nachfrist gewährt werden. Spätestens nach erfolglosem Ablauf auch dieser Nachfrist sind AuftraggeberInnen nun ihrerseits dazu berechtigt, eine Schlussrechnung von PlanerInnen erstellen zu lassen bzw. selbst zu erstellen. Letzteres wird allerdings nur in dem Falle empfohlen, dass sich die Bauherr:innen-Seite genau mit der Materie auskennt.

Nicht prüfbare Schlussrechnung

Häufiger kommt es vor, dass die Schlussrechnung zwar rechtzeitig eingereicht wird, aber es Probleme bei der Prüfbarkeit gibt. Dies kann mehrere Ursachen haben. Die Schlussrechnung kann zum Beispiel unvollständig sein oder kleinere bis hin zu gravierende Mängel aufweisen. In diesem Falle sind AuftraggeberInnen verpflichtet, zügig zu handeln und innerhalb der gesetzlichen Prüffrist die Rechnung schriftlich zu reklamieren. Dabei müssen die Reklamationsgründe eindeutig und detailliert dargelegt werden. Es reicht nicht der Hinweis, dass die Rechnung Fehler enthält.

Eine nicht prüfbare Rechnung berechtigt zur vorläufigen Zahlungsverweigerung. Mögliche Fehler können zum Beispiel nicht nachvollziehbare Leistungen sein, die nicht dem vereinbarten Leistungsverzeichnis zuzuordnen sind. Auch vollkommen fehlende Leistungsnachweise können zur Reklamation führen. AuftraggeberInnen haben Recht auf eine neuerstellte, fehlerfreie Rechnung. Dennoch gilt es immer, die Verhältnismäßigkeit abzuwägen. Geringfügige Fehler wie zum Beispiel eine etwas geänderte Bezeichnung einer Leistung, die dennoch einfach einer bestimmten Position im Leistungsverzeichnis zugeordnet werden kann, ist kein Grund zur Zahlungsverweigerung.

Wie geht man mit einer nicht prüfbaren Schlussrechnung um?

Es ist zu unterscheiden, ob die Schlussrechnung tatsächlich nicht prüfbar oder nur inhaltlich nicht richtig ist. Wenn Auftragnehmer:innen also eine ersichtliche Abrechnung der Bauleistungen im Allgemeinen schulden, liegt der Sachverhalt der Nicht-Prüfbarkeit vor. Werden dagegen nur einzelne Bauleistungen angezweifelt, ist eine inhaltliche Reklamation zu erbringen. Auftraggeber:innen dürfen nicht die gesamte Zahlung verweigern, wenn nur einzelne Positionen bestritten werden.

Generell sollten beide Seiten auf professionelle AVA-Software-Lösungen zurückgreifen, welche einen einfachen Import aller notwendigen Nachweise gewährleistet. Dazu gehören Leistungsnachweise wie Aufmaße, Mengenermittlungen, Stunden- und Liefernachweise. Dies hilft, Probleme bereits von vornherein zu vermeiden.
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Inhaltliche Unstimmigkeiten in der Schlussrechnung

Immer wieder kommt es im Zuge von Bauprojekten zu Änderungen, Minder- oder Zusatzleistungen. Auch nachträgliche Änderungswünsche von AuftrageberIn-Seite sind nicht selten. Daher gibt es immer wieder Streit um Diskrepanzen zwischen beiden Seiten. Dies berechtigt aber nicht zur völligen Zahlungsverweigerung. Es muss eine Abschlagszahlung für alle unstrittigen Leistungen geleistet werden, bis die endgültige Schlussrechnung geklärt und bezahlt wird.

Zahlungsverzug

Nur gravierende Mängel bzw. Unstimmigkeiten berechtigen zum Zahlungsverzug und müssen AuftragnehmerInnen rechtzeitig schriftlich angezeigt werden. Falls AuftraggeberInnen aus sonstigen Gründen in Zahlungsverlust geraten, muss zunächst die Zahlung schriftlich mit angemessener Nachfrist angemahnt werden. Verstreicht auch diese Frist erfolglos, stehen AuftragnehmerInnen im Allgemeinen Verzugszinsen und bei nachweislichen schädlichen Folgen sogar Schadenersatzforderungen zu.

Wie können Probleme mit der Schlussrechnung vermieden werden?

Der beste Weg, um Streitigkeiten zu vermeiden, ist maximale Transparenz und eine ordentliche Baudokumentation. Je besser zusätzliche Bauleistungen fixiert und dokumentiert werden, umso weniger Diskussionen wird es hinterher geben. Ein vollständiges Bautagebuch ist die beste Basis für eine korrekte Schlussrechnung. Beide Seiten sollten außerdem genau Buch über alle Teilzahlungen und Teilrechnungen führen.

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