Bautagebuch: Ist es Pflicht? Was muss rein?

Bautagebuch im Überblick

• Definition: Ein Bautagebuch ist ein fortlaufendes Dokument, das alle Tätigkeiten, Ereignisse und Abläufe auf der Baustelle lückenlos festhält.
• Inhalt: Im Bautagebuch werden alle Baufortschritte, Änderungen und Verzögerungen vermerkt – so detailliert wie möglich.‍
• Pflicht: Das Bautagebuch gehört zu den Grundleistungen nach HOAI Leistungsphase 8 und liegt in der Verantwortung der Bauleitung.

Was ist ein Bautagebuch?

Ein Bautagebuch ist eine kontinuierlich geführte Aufzeichnung sämtlicher Tätigkeiten, Vorkommnisse und Abläufe auf der Baustelle. Diese kann in schriftlicher und / oder fotografischer Form geführt werden.

Ziel des Bautagebuchs ist die lückenlose Nachverfolgbarkeit der Baustelle. Entsprechend sollte es regelmäßig, möglichst täglich geführt werden und den gesamten Ablauf eines Bauprojekts festhalten: welche Arbeiten ausgeführt wurden, welche Änderungen oder Verzögerungen aufgetreten sind und vieles mehr.

• Während der Baustelle dient das Bautagebuch als organisatorisches Instrument, das den Baufortschritt dokumentiert und die Koordination der Beteiligten erleichtert.
• Nach der Baustelle wird es zum rechtlich belastbaren Nachweis, etwa im Falle von Streitigkeiten oder Reklamationen, um Ansprüche geltend zu machen.

Entsprechend ist das Bautagebuch ein fester Bestandteil der digitalen Bauakte.

Bautagebuch vs Bauprotokoll

Bautagebuch vs. Bautagesbericht

Auch zwischen Bautagebuch und Bautagesbericht gibt es einen wesentlichen Unterschied – und zwar, von wem sie geführt werden und ob sie verpflichtend sind.

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Was gehört alles in das Bautagebuch?

Ins Bautagebuch gehören alle für den Bauprozess relevanten Daten, Ereignisse und Einflussfaktoren. Zwar gibt es keine Vorgaben zur Form oder zum Umfang, doch es empfiehlt sich, ein möglichst aussagekräftiges und rechtlich belastbares Dokument anzulegen.

Allgemeine Angaben, die in jedes Bautagebuch gehören:

Besondere Angaben bei Einfluss auf Vergütung oder Ausführungszeit:

Ist ein Bautagebuch Pflicht?

Grundsätzlich ist das Bautagebuch nicht immer verpflichtend, aber immer empfehlenswert. Verbindliche Regeln gibt es allerdings in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) sowie im Vergabehandbuch des Bundes (VHB).

Bautagebuch nach HOAI

Bei Bauprojekten nach HOAI ist das Bautagebuch eine Grundleistung in der HOAI Leistungsphase 8. Das heißt, es ist verpflichtend – und wenn ArchitektInnen oder IngenieurInnen dieser Pflicht nicht nachkommen, kann es schlimmstenfalls zu Kürzungen des Honorars oder gar zu Schadenersatzklagen kommen.

Bautagebuch nach VHB

Bei öffentlichen Aufträgen greift die VHB.Bund (Ausgabe 2017, Stand 2019), die ein Bautagebuch in bestimmten Fällen vorschreibt, wenn:

• mehrere Gewerke zu koordinieren sind und/oder
• technisch komplexe Aufgaben zur Ausführung kommen

Wer muss ein Bautagebuch führen?

Grundsätzlich gehört das Bautagebuch zu den Aufgaben der Bauleitung, die in der Regel das verantwortliche Planungsbüro übernimmt. Allerdings können auch externe BauleiterInnen hinzugezogen werden. Beauftragte Unternehmen oder Subunternehmen wiederum führen oft eigene Bautagesberichte, die als Ergänzung hinzugezogen werden können. 

Die koordinierte Pflege aller Einträge gewährleistet allen Projektbeteiligten Rechtssicherheit und eine vollständige Dokumentation aller erbrachten Leistungen. BauherrInnen haben übrigens jederzeit das Recht auf Einblick in die Aufzeichnungen.

Wie schreibt man ein Bautagebuch?

Früher wurden Bautagebücher mit Zettel und Stift geführt. Inzwischen sind die meisten Architektur - und Ingenieurbüros allerdings vom analogen zum digitalen Bautagebuch gewechselt, um die schiere Datenmenge bewältigen zu können.

Digitales Bautagebuch: Vor- und Nachteile

Beim digitalen Bautagebuch führt die Bauleitung ihre Bautagebücher auf dem PC – häufig in Word- oder Excel-Dokumenten, die sie sich selbst zusammengestellt haben. Bei kleinen Projekten funktioniert das in der Regel gut – und im Vergleich zum analogen Bautagebuch deutlich effizienter.

Probleme entstehen allerdings oft durch die eingeschränkten Import- und Exportfunktionen der Programme. Bei Word oder Excel müssen Fotos und Notizen mühsam eingefügt, sortiert und formatiert werden, damit das Bautagebuch überhaupt lesbar und nachvollziehbar ist; und dann auch noch weitergegeben werden kann.

Excel erfordert außerdem umfassende IT-Kenntnisse und stößt schnell an seine Grenzen, weil es ursprünglich für betriebswirtschaftliche Zwecke entwickelt wurde – und nicht für die Baustellendokumentation.

Bautagebuch-Apps: Vorteile

Moderne Planungsbüros nutzen heute Bautagebuch-Spftwares, mit denen alle Beteiligten synchron auf allen Endgeräten auf das Bautagebuch zugreifen können – egal ob Mac, Windows-PC, Tablet oder Baustellenhandy. Alle Daten sind immer verfügbar und lassen sich problemlos exportieren, zum Beispiel als PDF für die Bauakte.

Spezialisierte Bauleiter-Software unterstützen zusätzlich durch eine intuitive Bedienoberfläche. Wichtige Parameter, Vorlagen und Standardwerte sind bereits integriert und auf Mausklick abrufbar, wodurch Fehler minimiert und die Erstellung deutlich beschleunigt wird. So wird das Bautagebuch effizient, rechtssicher und vollständig geführt.

Gibt es Vorlagen für ein Bautagebuch?

Gratis Bautagebuch-Vorlagen helfen ArchitektInnen und IngenieurInnen in der Bauleitung dabei,  ein korrektes Bautagebuch zu erstellen – und zwar möglichst schnell. Die Vorlagen gibt es im PDF-, Excel- und Word-Format und lassen sich einfach ausdrucken oder digital befüllen. 

Was kostet ein Bautagebuch?

Da das Bautagebuch zu den Grundleistungen der Architekt:innen in Leistungsphase 8 gehört, sind die Kosten normalerweise im Honorar enthalten. Die Leistungsphase 8 umfasst umfangreiche Überwachungs- und Aufsichtspflichten, weshalb rund ein Drittel des Honorars auf diese Phase entfiel.

Wenn externe Personen mit der Erstellung des Bautagebuchs beauftragt werden, können stundenbasierte Vergütungen schnell teuer werden. Der Einsatz moderner Baumanagement-Software ist daher wirtschaftlicher, da die Erstellung direkt im Honorar der Architekt:innen enthalten ist und gleichzeitig die Dokumentation effizienter, digital abrufbar und rechtssicher wird.

Fazit: Bautagebuch führen lohnt sich

Mit fortschrittlichen Tools wird das Bautagebuch zunehmend zum Herzstück des Projektcontrollings. Sie machen das Bautagebuch effizient: Ausgeführte Arbeiten und Mängel lassen sich direkt erfassen, Berichte automatisch generieren und alles sicher archivieren. Kleine wie große Büros profitieren von Zeitersparnis, weniger Fehlern und besserer Projektübersicht.

Gleichzeitig ist das Bautagebuch eine Pflichtaufgabe in der HOAI-Leistungsphase 8 und in öffentlichen Projekten nach VHB. Wer es sorgfältig führt, erfüllt nicht nur seine rechtlichen Verpflichtungen, sondern sichert auch die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit aller Bauabläufe.

Das KI-Bautagebuch ermöglicht die Erfassung von Baufortschritt direkt auf der Baustelle. Fotos, Sprach- oder Textnachrichten können per WhatsApp übermittelt werden und der KI-Assistent bastelt daraus einen fertigen Bautagebucheintrag. So lassen sich Anwesenheiten, Wetterbedingungen und erledigte Aufgaben strukturiert dokumentieren, was die tägliche Baustellenführung effizienter und nachvollziehbarer macht.