Bauprotokoll Vorlage: Was gehört rein?

Ein sorgfältig geführtes Bauprotokoll ist nach jeder Baubesprechung unerlässlich. Dieser Beitrag erklärt, was ein professionelles Bauprotokoll enthalten muss, wodurch es sich vom Bautagebuch unterscheidet und worauf bei der Erstellung zu achten ist.

Außerdem gibt es eine kostenlose Bauprotokoll Vorlage zum Download  als Excel-, Word- und PDF-Datei.

{{cta-bauleiter}}

Was ist ein Bauprotokoll?

Ein Bauprotokoll ist ein schriftliches Dokument, das die Inhalte und Ergebnisse einer Baubesprechung festhält – also dem Treffen der Projektbeteiligten wie Bauleiter, Architekten, Fachplaner, Gewerke sowie der Bauherr zur Abstimmung..

Ziel des Bauprotokolls ist es, alle besprochenen Punkte klar festzuhalten:

• Welche Entscheidungen wurden getroffen?
• Welche Maßnahmen müssen erfolgen?
• Wer übernimmt welche Aufgabe?
• Welche Fristen gilt es einzuhalten?

So entsteht eine schriftliche und verbindliche Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.

Was gehört ins Bauprotokoll?

Ins Bauprotokoll gehören alle relevanten Informationen der Baubesprechung. Es lässt sich deshalb in drei wesentliche Teile gliedern:

Protokollkopf:

• Projektname
• Datum, Uhrzeit und Ort der Besprechung
• Name des Protokollführenden
• Name, Funktion und ggf. Unternehmen der Anwesenden

Protokollinhalt: 

• Tagesordnung: Auflistung der besprochenen Tagesordnungspunkte (TOPs)
• Verlauf: Chronologische Zusammenfassung der Diskussionen und Entscheidungen
• Ergebnisse: Zusammenfassung der Beschlüsse und Aufgaben inklusive Fristen und Verantwortlichkeiten
• Anlagen: Falls vorhanden, Auflistung und ggf. Beifügung von relevanten Dokumenten

Protokollfuß:

• Datum der Protokollerstellung
• Unterschriften des Protokollführers und des Versammlungsleiters

Neben den Aufgaben und Entscheidungen können auch besondere Vorkommnisse (z. B. Verzögerungen, Änderungswünsche, Hindernisse oder Planabweichungen) notiert werden. Wenn vorhanden, sind auch Anhänge wie Pläne, Fotos oder Skizzen sinnvoll, um das Protokoll anschaulicher zu gestalten.

Was gehört nicht ins Bauprotokoll?

Alles, was keinen direkten Bezug zur Projektsteuerung hat oder nicht überprüfbar ist, hat im Protokoll nichts verloren. So bleibt das Dokument professionell und verwertbar.

Auch unklare Formulierungen ohne Verantwortlichkeiten („jemand muss sich um das Material kümmern“) können später zu Problemen führen. Stattdessen sollte sachlich und objektiv protokolliert werden.

Zudem ist ein Bauprotokoll kein Ort für persönliche Meinungen oder Vermutungen. Aussagen wie „vermutlich kommt die Lieferung morgen“ oder „die Firma XY hat schon wieder nicht geliefert“ sollten unbedingt vermieden werden.

Wie schreibt man ein Bauprotokoll?

Ein Bauprotokoll (oder Baubesprechungsprotokoll) sollte sich auf das Wesentliche konzentrieren:

• Präzise und objektiv: Persönliche Meinungen oder Interpretationen vermeiden
• Sachlich und neutral: Fakten und den Ablauf der Diskussion genau beschreiben
• Verständlich: Eindeutige Formulierungen verwenden und indirekte Rede für Redebeiträge
• Vollständig: Alle wichtigen Punkte berücksichtigen (ohne unwichtige Details)
• Stichpunktartig: Stichpunkte und Überschriften zur besseren Übersicht nutzen
• Chronologisch: Zeitliche Reihenfolge der Ereignisse beibehalten

Wichtig sind deshalb die Vorbereitung, Mitschrift und Nachbereitung.

• Vor der Besprechung sollte klare Tagesordnungspunkte festgelegt werden.
• Während der Besprechung gilt es, aktiv zuzuhören und alle Entscheidungen klar zu dokumentieren.
• Nach der Besprechung sollte das Protokoll an alle Beteiligten verteilt werden.

Warum ist ein Bauprotokoll wichtig?

Ein Bauprotokoll ist wichtig für die Nachverfolgung von Aufgaben und schützt im Streitfall vor rechtlichen Unklarheiten.

• Verbindlichkeit schaffen: Absprachen, Maßnahmen und Fristen werden schriftlich festgehalten, damit jeder weiß, wer was bis wann zu tun hat.
• Missverständnisse vermeiden: Ein Bauprotokoll sorgt dafür, dass (oft nur mündliche) Vereinbarungen eindeutig nachvollziehbar bleiben.
• Rechtssicherheit gewinnen: Im Streitfall dient das Protokoll als Beweismittel, das auch Wochen und Monate später zeigt, was vereinbart wurde.
• Projekterfolg sichern: Risiken lassen sich gezielt verfolgen, wodurch der Projektverlauf aktiver gesteuert und Probleme frühzeitig erkannt werden.
• Effizientere Zusammenarbeit: Alle Beteiligten sind auf dem gleichen Stand, was den Abstimmungsaufwand und teure Nacharbeiten reduziert.
• Professioneller Auftritt: Regelmäßig geführte Protokolle zeigen Bauherren und Partnern, dass die Baustelle strukturiert abläuft.

Vor allem bei größeren Bauvorhaben mit vielen Gewerken kann ein Bauprotokoll den Unterschied machen zwischen reibungslosem Fortschritt und teuren Verzögerungen.

Bauprotokoll vs. Bautagebuch

Die Begriffe Bauprotokoll und Bautagebuch werden oft miteinander verwechselt.

Das Bautagebuch wird meist täglich vom Bauleiter geführt und dokumentiert den konkreten Baufortschritt.

Das Bauprotokoll ist ein strategisches Dokument, das Entscheidungen aus den Baubesprechungen festhält.

Während das Bautagebuch also eher „was passiert ist“ beschreibt, legt das Bauprotokoll fest, „was als nächstes passiert“ und wer dafür zuständig ist.

Wer schreibt das Bauprotokoll?

In der Regel wird das Bauprotokoll vom Bauleiter geführt. Das ist auch meisten die Person, die die Besprechung einberuft oder leitet. Mit einer guten Vorlagespart er oder sie sich dabei viel Zeit bei der Nacharbeit.

Ist ein Bauprotokoll verpflichtend?

Das Bauprotokoll ist kein juristisches Muss, aber ein praktisches Muss. Das Bautagebuch dagegen ist verpflichtend in der Leistungsphase 8 nach HOAI.

Muss das Bauprotokoll unterschrieben werden?

Rein rechtlich ist eine Unterschrift nicht zwingend erforderlich, solange das Protokoll zeitnah verteilt und den Beteiligten bekannt gemacht wird.

In der Praxis ist es jedoch üblich und oft sinnvoll, sich das Protokoll per Unterschrift oder E-Mail-Rückmeldung bestätigen zu lassen, um Verbindlichkeit zu schaffen.

Kann man gegen das Bauprotokoll Einspruch erheben? 

Eine Partei kann dem Bauprotokoll schriftlich widersprechen, wenn sie mit den Inhalten nicht einverstanden ist. Idealerweise innerhalb weniger Tage nach Erhalt. Schweigen gilt in der Praxis oft als stillschweigende Zustimmung.

Ein begründeter Widerspruch sollte klar dokumentiert und dem Protokoll beigelegt oder in der nächsten Besprechung behandelt werden. So bleibt die Dokumentation fair und korrekt.

Zusätzliche Tipps für das Bauprotokoll

• Einheitliche Formatierung mit Stichpunkten und Überschriften
• Platz für Ergänzungen und Korrekturen
• Vorlagen oder Software zur Unterstützung

Bauprotokoll via WhatsApp

Compa hat eine neue Software für die Bauleitung entwickelt, die es Bauleitern ermöglicht, ihr Bautagebuch  per WhatsApp-Nachricht zu schreiben. Text- und Sprachnachrichten werden automatisch erfasst, mittels KI formatiert und zum fertigen Eintrag inklusive Bilder bereitgestellt.

Der nächste logische Schritt: das digitale Bauprotokoll. Compa arbeitet bereits daran und erste Funktionen sind in Entwicklung. So wird die Baustellendokumentation noch einfacher, schneller und sicherer.