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Liquiditätsplanung für Architektur- und Ingenieurbüros im Überblick

Matthäus Kerres
Matthäus Kerres
12/2023
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Eine effiziente Liquiditätsplanung für Architekten und Ingenieure ist heutzutage mehr denn je der wichtigste Faktor für das wirtschaftliche Überleben von Planerbüros geworden. Insbesondere durch die globalen Krisen der letzten Jahre kam es teilweise zu einer erheblichen Verschiebung der Einnahmen- und Ausnahmen-Situation. Diese lässt sich von Architekt:innen meist nur schwierig langfristig planen, daher unterstützen hilfreiche Tools die Planer:innen im beruflichen Alltag.

Warum ist Liquiditätsplanung wichtig für Architekten und Ingenieurbüros?

Im Mittelpunkt der Liquiditätsplanung für Architekten steht die Gewährleistung der Zahlungssicherheit zu jedem Zeitpunkt eines Geschäftsjahres. Ohne diese können zum Beispiel bei größeren Projekten keine Investitionen getätigt werden, die aber Voraussetzung für zuweilen aufwändige Vorplanungen sind. Bevor ein Projekt in die konkrete Leistungsphase LP 1 der HOAI kommt, ab der Teilzahlungen geleistet werden, gibt es oft im Vorfeld bis zur Auftragsannahme einige Vorleistungen seitens der Planer:innen. Diese sind aber ohne die entsprechende Liquidität unmöglich, besonders wenn gerade mehrere Projekte parallel in der Startphase sind.

Außerdem steht natürlich die Gewinnmaximierung als wichtigstes Ziel im Vordergrund. Gerade im Bereich aller Berufsfelder, die projektbezogen arbeiten, gehört sie zu der Basis einer gesunden Wertschöpfungskette. Da es bei so umfangreichen Dienstleistungen wie Bauprojekten immer zu Zahlungsverzögerungen kommen kann, ist es umso bedeutsamer, dass stets eine Reserve durch optimale Gewinnkalkulation gebildet wird, um die Liquidität dauerhaft zu garantieren.

Vorteile einer Liquiditätsplanung für Architekten und Ingenieurbüros

Mit einer strukturierten Verwaltung und Analyse der verschiedenen Einkommensquellen und der Ausgaben schaffen sich Architekt:innen und Ingenieur:innen eine fundierte Grundlage für das Finanz-Management ihrer Büros. Mit einer Liquiditätsplanung für Architekten lassen sich die Cashflow-Prozesse wesentlich besser abbilden. Nichts bleibt dem Zufall überlassen, wichtige Entscheidungen über Projektabläufe lassen sich sicher treffen. Das erhöht die Planungssicherheit der Verantwortlichen und ihrer Mitarbeiter:innen.

Daraus ergibt sich gleich eine Reihe von Vorteilen:

• Höhere Effizienz: Geschäftsbereiche mit zu hohem Kostenfaktor können sicher erkannt und rationalisiert werden.
• Bessere Rentabilität: Die strukturierte Analyse aller Ausgaben hilft, Schwachstellen zu finden und dadurch die Rentabilität zu maximieren.
Controlling: Die Kenntnis aller Kostenfaktoren hilft den Verantwortlichen, alle Ausgaben zu kontrollieren und selbst Entscheidungen zu treffen.
• Sichere Budgetplanung: Durch Controlling und Analyse kann das zur Verfügung stehende Budget sicher bestimmt werden.
• Entscheidungshilfe: Verantwortliche Architekt:innen können leichter fundierte Entscheidungen über geplante Neuprojekte oder neue Geschäftsbereiche treffen.

Wie funktioniert die Liquiditätsplanung für Architekten?

Ähnlich der traditionellen Einnahmen-/Ausgabenrechnung verfolgt die Liquiditätsplanung für Architekten das Ziel, die gesamten Einnahmen und Ausgaben eines Architektur- oder Ingenieurbüros aufzuschlüsseln und in einen geordneten Zusammenhang zu stellen. Im Wesentlichen kommen im Controlling zwei verschiedene Methoden zur Anwendung.

• Direkte Ermittlung: Auf Grundlage der kurzfristig erwarteten Einnahmen aus Zahlungsplänen oder Fälligkeitstabellen wird die unmittelbar berechnete Liquidität ermittelt.
• Indirekte Ermittlung: Auf Grundlage der Bilanzen und Erfolgskalkulation wird die längerfristig zu erwartende Liquidität ermittelt.

Beide Methoden haben ihre Vor- und Nachteile. Die direkte ist aufgrund sehr vieler notwendiger Werte zeitaufwändig und kurzfristig, daher muss sie konstant aktualisiert werden. Die indirekte liefert schnell langfristige Resultate, die aber ungenau sind. In jedem Fall ist eine manuelle Liquiditätsplanung für Architekten extrem aufwändig und mit vielen Fehlerquellen behaftet. Moderne Systeme zur Liquiditätsplanung für Architekten kombinieren meist beide Berechnungsmethoden und liefern durch die tagesgenaue Berücksichtigung aller Daten zuverlässige Resultate.

Was gehört alles in eine Liquiditätsplanung?

Um die Frage zu beantworten, was alles in eine Liquiditätsplanung für Architekten gehört, muss zunächst einmal definiert werden, was genau der Begriff "Liquidität" beinhaltet. Die Liquidität umfasst die Gesamtheit der liquiden (also flüssigen) Geldmittel, die in einer Firma im Umlauf sind. Mit anderen Worten: alle Geldströme, die entweder in ein Unternehmen herein- oder hinausfließen (Einnahmen und Ausgaben). Dazu gehören zum Beispiel:

• Zahlungen von Auftraggeber:innen und Bauherr:innen
• Projekt-Vorbereitungskosten, z.B. bei Teilnahme an einer Ausschreibung oder einem Wettbewerb
• Gehaltszahlungen an Mitarbeiter:innen
• Büromiete
• Allgemeine Betriebskosten
• Investitionen in EDV Hardware und Software

Die Liquidität eines Unternehmens muss sichergestellt sein, um auch bei Verspätungen in Projekten jederzeit der pünktlichen Zahlung aller Kostenpunkte nachkommen zu können. Zu diesem Zweck ist eine lückenlose Liquiditätsplanung unerlässlich.

Daher gehören in eine Liquiditätsplanung die Berücksichtigung und Aufnahme sämtlicher Kontenstände und finanzieller Transaktionen des Architekten- oder Ingenieurbüros. Die voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben werden monatlich aufgenommen. Anschließend kalkuliert die Software zur Liquiditätsplanung verschiedene Szenarien.

Unsere Tipps zu einer nachhaltigen Liquiditätsplanung für Architekten

In wirtschaftlich und politisch instabilen Zeiten ist es schwer, langfristig eine hundertprozentige Liquiditäts-Voraussage zu machen. Daher gibt es einige von Banken und Finanzexperten erarbeitete Tipps, um eine nachhaltige Liquiditätsplanung für Architekten zu erreichen:

• In wirtschaftlich stabilen Zeiten sollte eine Rücklage für überraschende Krisenzeiten gebildet werden.
• Eine strukturierte Honorarberechnung hilft, ein Sicherheitspolster zu bilden.
• Vertragliche Vereinbarung eines festen Zahlungsplans mit Bauherr:innen.
• Vertragliche Vereinbarung von Teilzahlungen zur Sicherstellung des Cashflows.
• Effiziente und automatisierte Liquiditätsplanung mit Hilfe eines Tools.
• Strukturierte Integration von Sonderleistungen, damit diese nicht in den Abrechnungen vergessen werden.

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