KI für Ausschreibungen: LVs, Preisspiegel, Vergabe automatisieren

Ausschreibung KI: Das Wichtigste in Kürze

• Die Ausschreibungsphase (LPH 6/7) ist im Architekturbüro am intensivsten, weshalb hier riesiges KI-Potenzial besteht.
• Eine Ausschreibungssoftware mit KI erstellt Leistungsverzeichnisse, baut Preisspiegel, bewertet Angebote und schlägt Vergaben vor.
• Für den besten KI-Output müssen alle Projektdaten zentral verfügbar sein, damit KI präzise und bürospezifisch arbeiten kann.

Ausschreiben mit KI: Was ist möglich?

Wenn wir von „KI für Ausschreibungen“ sprechen, geht es nicht nur um eine digitale Plattform zum Versenden von LVs. Gemeint ist der gesamte Prozess der Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung: Leistungsverzeichnisse, Preisspiegel, Vergabevorschlag, Bieterkommunikation, Dokumentation und Rechnungsprüfung.

KI Leistungsverzeichnisse: Erstellen und Strukturieren

Ein klassischer Einstieg: KI für Ausschreibungstexte am Bau. Dafür zieht die KI aus Entwurfsdaten, alten Leistungsverzeichnissen und Normen passende Positionen und strukturiert diese in Abschnitte, Untergruppen, Kurz- und Langtexte. Statt mit einer leeren Tabelle zu beginnen, startet das Büro mit einem gut strukturierten Entwurf, den es fachlich verfeinert.

Dabei kann die KI iterativ vorgehen: erst grobe Abschnitte, dann Untergruppen, dann Kurztexte, dann Langtexte mit Rückfragen, ob etwas fehlt. So entsteht Schritt für Schritt ein vollständiges LV, das besser zur Büro-DNA passt als ein generisches Muster.

KI Qualitätsmanagement: Normen prüfen

Neben dem Erstellen kann KI auch prüfen: Sind Positionen doppelt? Passen Mengen und Leistungen zusammen? Fehlen typische Teilleistungen? Erste Lösungen markieren Inkonsistenzen oder bekannte Stolpersteine in Ausschreibungstexten.

Perspektivisch lassen sich auch Normenchecks abbilden: Texte werden auf VOB- und DIN-Konformität überprüft, strukturelle Vorgaben werden abgeglichen, und kritische Stellen werden hervorgehoben, damit PlanerInnen gezielt nacharbeiten können.

KI Preisspiegel: Angebote vergleichen

In vielen Büros kommen Angebote noch per E-Mail an und müssen dann mühsam in Excel-Tabellen übertragen werden. KI-gestützte Systeme lesen Angebote automatisch aus, verknüpfen Positionen mit dem LV und erzeugen strukturierte Preisspiegel.

Ausreißerpreise werden markiert, ungewöhnliche Rabatte fallen auf, und die Summe mehrerer Lose oder Varianten lässt sich in Sekunden vergleichen. So bleibt mehr Zeit für Bietergespräche und strategische Entscheidungen.

KI Vergabemanagement: Strategisch entscheiden

Auf Basis dieser Daten kann KI Vergabevorschläge vorbereiten. Neben dem Preis können dabei auch historische Erfahrungen, regionale Faktoren oder Referenzen einfließen, sofern diese im System dokumentiert sind.

Wichtig: Die KI trifft keine rechtsverbindlichen Entscheidungen, sondern liefert Vorschläge und Kennzahlen. Die letztliche Vergabeentscheidung und die Dokumentation bleiben in der Verantwortung des Büros, werden aber deutlich besser vorbereitet.

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Voraussetzungen, damit KI beim Ausschreiben funktioniert

Hinter den gängigen KI-Anwendungen in der Architektur stecken oft Sprachmodelle (LLMs), die Texte verstehen und generieren. Diese können dann mit Algorithmen komibiniert werden zur Mustererkennung in Zahlenkolonnen – wenn es um Kosten geht. 

Richtig eingesetzt, kann die KI aus früheren Ausschreibungen lernen, typische Positionen vorschlagen, Texte prüfen und Angebote automatisch auf die LV-Struktur abbilden.

1. KI braucht aktuelle Projektdaten

Damit KI nicht nur generische Texte produziert, braucht sie Zugriff auf die echten Projektdaten. Dazu gehören Projektstammdaten, LVs, Angebote, Nachträge, E-Mails, Protokolle und Kosteninformationen.

Sind diese Daten über Netzlaufwerke, Postfächer und Insellösungen verteilt, kann eine KI sie nur schwer nutzen. Erst wenn Daten in einer zentralen Plattform zusammenlaufen, werden KI-gestützte Prozesse für Ausschreibung und Vergabe wirklich präzise.

2. KI braucht Fachwissen

Allgemein trainierte Sprachmodelle liefern oft erstaunlich gute Texte – aber eben nur auf Basis breit gestreuter, teils unscharfer Webdaten. Für Ausschreibungen braucht es spezialisierte Baudaten: reale LVs, Normen, Marktpreise und Erfahrungswerte.

Werden diese Daten als Wissensbasis („Embedded Knowledge“) in ein Modell integriert, kann die KI Muster erkennen und fundierte Vorschläge machen. So entsteht ein Assistent, der wirklich wie ein erfahrener AVA-Mitarbeiter arbeitet.

3. KI braucht klare Regeln

Eine KI braucht eine exakte Anleitung, wie der Ausschreibungsprozess im Büro abläuft: von der ersten LV-Struktur über Freigaben bis zur Vergabeakte. Ohne diese „Leitplanken“ weiß das System nicht, welche Normen zu berücksichtigen sind, welche Zwischenschritte nötig etc.

Gut definierte Prozesse in LPH 6 und 7 bilden daher die Basis: Wer erstellt den LV-Entwurf, wer prüft, wer lädt Bieter ein, wie werden Rückfragen dokumentiert, wie wird die Vergabe begründet? Je klarer diese Abläufe sind, desto zuverlässiger kann KI sinnvolle Teilaufgaben übernehmen.

4. KI braucht menschliche Kontrolle

So viel Automatisierung möglich ist: ArchitektInnen bleiben verantwortlich für die fachliche Qualität der Ausschreibung und die vergaberechtliche Sauberkeit. Gerade im öffentlichen Bereich sind Transparenz, Gleichbehandlung und Dokumentationspflichten nicht verhandelbar.

Deshalb braucht jeder KI-gestützte Prozess einen definierten Prüfschritt. KI liefert den Entwurf und schlägt vor – Menschen prüfen und entscheiden.

Ausschreibung KI: Chancen und Risiken

KI kann den Ausschreibungsprozess im Architekturbüro spürbar erleichtern:

• Deutlich weniger Zeitaufwand für Routinetätigkeiten wie LV-Struktur, Textvarianten, Preisspiegel und Vergabeprotokolle.
• Höhere Qualität und Konsistenz durch systematische Checks, Mustervergleiche und vollständigere Dokumentation der LPH 6 und 7.
• Bessere Entscheidungsgrundlagen in Vergabeverhandlungen, weil Ausreißer, Risiken und Alternativen klarer sichtbar werden.

Allerdings birgt der Einsatz von KI in Ausschreibungen auch potenzielle Risiken, die bedacht werden sollten:

• Halluzinationen und inhaltliche Fehler bei generischen Modellen ohne spezialisierte Baubasis.
• Datenschutz- und Vergaberechtsfragen, wenn Ausschreibungsdaten unkontrolliert in externe Dienste geladen werden.
• Abhängigkeit von Tools, wenn interne Prozesse und Fachwissen nicht weiterentwickelt, sondern „an die KI abgegeben“ werden.

Welche Ausschreibungssoftware mit KI gibt es?

Es gibt mittlerweile mehrere Ausschreibungssoftwares mit KI, die bei der Recherche und Filterung von Ausschreibungen unterstützen. Einige Systeme gehen darüber hinaus und helfen auch bei der Analyse von Ausschreibungsunterlagen.

Ein vollständig integrierter KI-gestützter Bid-Workflow, der von der Suche über Analyse und Entscheidung bis hin zur Erstellung des Angebots alles in einem einzigen System abdeckt, ist jedoch noch selten. Dabei ist entscheidend, dass der KI-Einsatz in einem kompletten System erfolgt und nicht in einzelnen Zusatztools, die separat betrieben werden müssen.

Die beste Ausschreibungssoftware mit KI ist eine, die direkt in deine Projekt- und AVA-Prozesse eingebunden ist – kein isolierter Chatbot. So entsteht keine zusätzliche Insellösung, sondern eine Plattform, auf der spezialisierte KI-Agenten im Hintergrund mitlaufen und deine Prozesse effizient unterstützen.

AVA-Agent: LVs erstellen aus Plänen und Projektdaten

Ein AVA-Agent wie Compa erstellt Leistungsverzeichnisse basierend auf Plänen, Marktstandards, Baurecht und bisherigen Projekten. Er schlägt passende Positionen vor, strukturiert das LV und ergänzt auf Wunsch Materialvorschläge, um zusätzliches Umsatzpotenzial sichtbar zu machen.

Die Schritte orientieren sich an einem klar definierten Workflow: von Rohbau-Abschnitten über Untergruppen und Kurztexte zu Langtexten und Normenchecks. ArchitektInnen behalten jederzeit die Kontrolle und passen Positionen an, bevor sie in die Ausschreibung gehen.

Vergabe-Agent: Bieter finden und Angebote einsammeln

Der Vergabe-Agent unterstützt genau dort, wo viele Büros am meisten Zeit verlieren: bei der Bietersuche, der Kommunikation und der Angebotsauswertung. Er findet passende Bieter, übernimmt die Kontaktaufnahme, sammelt Angebote ein und liest sie strukturiert aus.

Anschließend identifiziert der Agent Kostenfallen, markiert auffällige Positionen und bereitet einen Vergabevorschlag vor, den das Büro fachlich prüfen und entscheiden kann. Die gesamte Kommunikation und Bewertung bleibt im System dokumentiert – eine wichtige Grundlage für Transparenz und Nachvollziehbarkeit.

KI-Anwendung im Architekturbüro: Erste Schritte

Der Einstieg muss nicht mit einer vollständig automatisierten Ausschreibung beginnen. Sinnvoll ist ein schrittweiser Ansatz: zuerst LV-Entwürfe mit KI erstellen, manuell prüfen und in bestehenden AVA-Prozessen verwenden – parallel dazu Projektdaten und alte LVs strukturieren, damit die Wissensbasis wächst.

Wichtig ist zudem, interne Spielregeln festzulegen: Wo darf KI eingesetzt werden, wer gibt Inhalte frei, wie werden Entscheidungen dokumentiert? So entsteht ein sicherer Rahmen, in dem KI-Agenten echte Routineaufgaben übernehmen können, ohne dass Bürostandards oder Haftungsfragen verwässert werden.

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Fazit: Warum KI Ausschreibungen besonders spannend sind

Ausschreibungen gehören zu den anspruchsvollsten Phasen im Architekturbüro. Es braucht gut formulierte Leistungsverzeichnisse, strukturierte Preisspiegel, transparente Bieterkommunikation und eine lückenlose Vergabedokumentation.

Bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen greifen viele PlanerInnen auf die Unterlagen vorheriger Projekte zurück – was erst einmal Zeit spart, aber mit jeder Wiederverwendung fehleranfälliger wird. Kleine Ungenauigkeiten und Positionen, die nicht mehr VOB-konform sind, können in der Ausführung zu Konflikten führen und schnell teuer werden.

Auch der Preisspiegel wird in den meisten Fällen manuell erstellt als Excel-Tabelle, wo die Angebote der Gewerke oft noch händisch eingetragen werden. Das ist nicht nur aufwändig, sondern auch fehleranfällig: Zahlendreher, falsch zugeordnete Positionen oder übersehene Angebote können leicht den Vergabevorschlag verfälschen.

Darüber hinaus werden Bauprojekte durch die Vielzahl an Nachunternehmern, Varianten- und Nebenangeboten sowie immer strengere formale Anforderungen zunehmend komplexer. Das erhöht den Koordinationsaufwand in der Ausschreibung erheblich und macht es schwieriger, Angebote wirklich vergleichbar und vergaberechtskonform auszuwerten.

All das zeigt: PlanerInnen stehen in den Leistungsphasen 6 und 7 enorm unter Druck; zumal sie im Verhältnis zum Aufwand gemäß HOAI knapp honoriert werden.

Genau hier kann Künstliche Intelligenz (KI) ansetzen und Routineaufgaben übernehmen:

• Leistungsverzeichnisse strukturieren
• Textvorschläge für Positionen generieren
• Angebote einlesen
• Preisspiegel erstellen

Der Effekt: Architekt- und IngenieurInnen gewinnen Zeit für Bewertung, Vergabestrategie und Kommunikation mit Bietern. Gerade kleine und mittlere Büros können so Ausschreibungen bearbeiten, als hätten sie ein eigenes Ausschreibungs-Team – ohne zusätzliches Personal aufbauen zu müssen.