Mängelmanagement Software Vergleich 2025

Digitales Mängelmanagement ist ein entscheidender Faktor für Qualität, Effizienz und Nachvollziehbarkeit im Bauwesen. Der Markt bietet inzwischen eine Vielzahl spezialisierter Softwarelösungen.

Dieser Vergleich stellt fünf relevante Tools gegenüber: PlanRadar, 123erfasst, Capmo, BauMaster und Compa. Berücksichtigt werden Funktionen, Besonderheiten, Integrationen und Zielgruppen.

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Was ist eine Mängelmanagement-Software?

Eine Mängelmanagement-Software unterstützt BauleiterInnen dabei, Mängel auf der Baustelle systematisch zu erfassen, zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Auf diese Weise erleichtert sie die Kommunikation zwischen der Bauleitung, Handwerkern und Auftraggebern, indem sie alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort bündelt.

Kernfunktionen einer Mängelmanagement-Software

Eine Mängelmanagement-Software kann verschiedene Funktionen erfassen – doch die folgenden sind essenziell: 

• Mängelerfassung: schnelles und einfaches Erfassen von Mängeln direkt vor Ort, oft inklusive Foto- und Spracherfassung.
• Mängeldokumentation: automatische Protokollierung aller Mängel mit Beschreibung, Status, Verantwortlichen und Fristen.
• Kommunikation: Austausch von Nachrichten und Aufgaben zwischen Bauleitung, Handwerkern und anderen Beteiligten.
• Nachverfolgung: Übersichtliche Darstellung des Bearbeitungsstatus, Erinnerungen und Eskalationsmechanismen.
• Berichtswesen: Automatische Erstellung von Berichten und Protokollen für interne und externe Zwecke.

Warum sich eine Mängelmanagement-Software lohnt

Früher wurden Baumängel mit Stift, Papier oder per Handy-Notiz erfasst, später in Word- oder Excel-Dateien übertragen und manuell mit Fotos ergänzt – verteilt über verschiedene Tools und Ordner. Der Überblick ging schnell verloren, Nachbearbeitung kostete viel Zeit.

Digitale Mängelmanagement-Software vereint alle Informationen direkt an einem Ort: Fotos, Notizen, Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten werden automatisch zusammengeführt und in Echtzeit für alle Beteiligten verfügbar gemacht. Das reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt die Mängelerfassung sowie Mängelbeseitigung spürbar.

Zugleich ermöglichen moderne Lösungen eine lückenlose, revisionssichere Dokumentation – ein entscheidender Vorteil bei Haftungsfragen, Abnahmen und Nachträgen. Langfristig verbessert digitales Mängelmanagement damit die Bauqualität, steigert die Effizienz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen allen Projektbeteiligten.

5 Mängel Management-Softwares im Vergleich

Compa

Compa ist der Neuling unter den Bauleitungssoftwares mit einem ganz neuen Ansatz: cloudbasiert in Kombination mit einem KI-Assistent via WhatsApp. Direkt von der Baustelle aus kann die Bauleitung Bilder, Sprach- und Textnachrichten auf WhatsApp verschicken – die alle an einem Ort erfasst und mittels KI zusammengefasst werden. 

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Mängelerfassung via WhatsApp (Bild, Sprach-/Textnachrichten)
• KI-Zusammenfassung und Aufgabenverteilung
• Versand der Bautagebucheinträge an Projektbeteiligte 

Anschließend kann der Bautagebucheintrag über die Plattform verschickt werden, wodurch ein Aktivitätenprotokoll ausgelöst wird: Sichtbar wird, ob ein Eintrag verschickt wurde, ob diese E-Mail und der Bautagebucheintrag geöffnet wurde. 

Übrigens: Compa ist als AVA-Software gestartet und hat dann eine HOAI-Software ergänzt. Die Software für Bauleiter ist nun das dritte Modul, um Architektur- und Ingenieurbüros bei den administrativen Aufgaben zu entlasten. Die Lösung ist besonders für BauleiterInnen geeignet, die Wert auf eine schnelle und intuitive Bedienung legen – ohne dabei die Qualität der Protokolle zu vernachlässigen. 

PlanRadar

PlanRadar zählt zu den etablierten Anbietern für digitales Mängelmanagement und unterstützt Projektteams bei der systematischen Erfassung, Zuweisung und Nachverfolgung von Mängeln – direkt in digitalen Bauplänen. 

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Mängelerfassung via mobile App (inkl. Fotos, Sprachnotizen, Pläne)
• Ticket-Management mit Workflows
• BIM-Integration und PDF-Exporte

Besonders größere Bauprojekte profitieren von der umfassenden Funktionalität, der BIM-Unterstützung und den Exportoptionen.

Capmo

Mit einem klaren Fokus auf Mängelmanagement, Aufgabenverfolgung und Dokumentation richtet sich Capmo an kleine bis mittlere Bauprojekte, bei denen schnelle Kommunikation und strukturierte Abläufe im Vordergrund stehen. 

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Digitale Mängelverfolgung mit Kommentaren, Status, Fristen
• Tagesberichte und Bautagebuch
• Fotodokumentation und Planverknüpfung

Der schlanke Funktionsumfang ermöglicht einen schnellen Projektstart.

123erfasst

123erfasst wurde ursprünglich für die mobile Zeiterfassung im Bau konzipiert und hat sich zu einer umfassenden Baustellenmanagement-Lösung weiterentwickelt. Das integrierte Mängelmanagement ist eng mit Tagesberichten, Geräteeinsatz und Wetterdaten verknüpft. 

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Mängelerfassung mit Foto, Koordinaten und Beschreibung
• Verknüpfung mit Bautagebuch und Aufgabenlisten
• Zeiterfassung, Geräteeinsatz, Wetterdaten

Das Mängelmanagement ist demnach Teil eines größeren Modulsystems. Vorteilhaft für Unternehmen, die digitale Nachweise und Ressourcenerfassung kombinieren wollen.

BauMaster

BauMaster ist eine österreichische Softwarelösung für Bauprojektmanagement, Qualitätskontrolle sowie Dokumentation und ist entsprechend auf die Anforderungen der DACH-Region ausgerichtet. 

Zu den wichtigsten Funktionen zählen:

• Digitale Mängelerfassung inkl. Fotobeweis und Zuordnung
• Bautagebuch, Begehungsprotokolle, Aufgabenverfolgung
• Baukalender & Terminplanung

Besonders in der ÖBA (Örtlichen Bauaufsicht) und im Generalunternehmer-Umfeld wird BauMaster für seine rechtssichere Protokollierung geschätzt. Besonders geeignet für Projekte mit hohen Qualitätsmanagement-Anforderungen.

Zusammenfassung

Die Wahl der passenden Mängelmanagement Software hängt stark von der Projektgröße ab.

Für Großprojekte mit strukturiertem Planungsprozess bietet PlanRadar eine bewährte Lösung mit BIM-Integration.

Capmo ist ideal für kleine bis mittlere Projekte, bei denen strukturierte Kommunikation und schnelle Inbetriebnahme im Vordergrund stehen.

123erfasst empfiehlt sich für Unternehmen, die Mängelmanagement mit dem Geräteeinsatz und Bautagesberichten verbinden möchten.

BauMaster ist die richtige Wahl für Projekte mit hohem Dokumentationsbedarf und starkem Fokus auf rechtssichere Protokolle, besonders in der Örtlichen Bauaufsicht.

Compa richtet sich an moderne BauleiterInnen, die ihre Baustelle mit minimalem Aufwand maximal dokumentieren möchten und dabei von KI profitieren möchten.