Ausschreibungsverfahren: so funktioniert der Ablauf bis zur Vergabe

Die Ausschreibung ist (fast immer) fester Bestand eines Bauprojektes und dort in den Leistungsphasen 6 & 7 nach HOAI zu finden. Sie ermöglicht Auftraggebern, eine große Anzahl von potenziellen Auftragnehmern auf einmal zu erreichen und die besten Angebote auszuwählen. In unserem heutigen Blog erklären wir dir Schritt für Schritt wie du eine professionelle Ausschreibung durchführst.

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Was versteht man unter einer Ausschreibung?

Im europäischen Rechtsraum bezieht sich der Begriff Ausschreibung auf die öffentliche Bekanntmachung von offenen Aufträgen. Dabei werden interessierte Unternehmen aufgefordert, Angebote für die Erbringung von Leistungen bei den verantwortlichen Stellen einzureichen. Im Falle von Bauprojekten bezieht sich dies auf die Suche und Auswahl von ausführenden Bauunternehmen für die notwendigen Bauleistungen. Die Ausschreibung ermöglicht es Auftraggebern, eine Vielzahl von Unternehmen zu erreichen und sicherzustellen, dass der beste Anbieter ausgewählt wird.

Was ist ein Ausschreibungsverfahren?

Angelehnt an den Begriff der Ausschreibung bezieht sich das Ausschreibungsverfahren auf den Prozess, bei dem öffentliche oder private Bauherren Angebote von Auftragnehmern für die Ausführung von Bauleistungen einholen. Es handelt sich um ein Verfahren, bei dem der Bauherr eine Bekanntmachung veröffentlicht, in der er die zu vergebenden Bauleistungen beschreibt und die potenziellen Auftragnehmer auffordert, Angebote abzugeben. Im Rahmen des Ausschreibungsverfahrens erfolgen die Angebotsabgabe, Bewertung und Auswahl des besten Angebots durch den Bauherrn. Das Ausschreibungsverfahren soll sicherstellen, dass die Vergabe von Bauaufträgen transparent, diskriminierungsfrei und wettbewerbsorientiert erfolgt und der Bauherr das beste Angebot zum angemessenen Preis erhält. Trotz der verschiedene Arten von Ausschreibungen, läuft ein Ausschreibungsverfahren in der Regel ähnlich ab und beinhaltet folgende Schritte:

• Bedarfsfeststellung mit Hilfe von Kalkulationen wie der Kostenschätzung nach DIN 276
• Erstellung der Ausschreibungsunterlagen inklusive Leistungsverzeichnis und den darin enthaltenen Ausschreibungstexten
• Veröffentlichung / Versenden der Ausschreibung
• Angebotsfrist
• Bewertung der Angebote mit Hilfe eines Preisspiegels
• Auftragsvergabe

Ausschreibungsverfahren: Schwellenwerte erklärt

Schwellenwerte sind in Europa vorgegebene Auftragswerte, ab denen öffentliche Auftraggeber verpflichtet sind, die Vergabe von Dienst-, Liefer- oder Bauleistungen nach den europäischen Vergaberichtlinien auszuschreiben. Diese Schwellenwerte sind für alle Mitgliedsstaaten der Europäischen Union einheitlich festgelegt und dienen dazu, sicherzustellen, dass die Vergabe von öffentlichen Aufträgen transparent, diskriminierungsfrei und wettbewerbsorientiert erfolgt.

Die Schwellenwerte variieren je nach Art des Auftrags und der jeweiligen Richtlinie. Für Bauleistungen liegen die Schwellenwerte aktuell bei € 5.382.000. Die Schwellenwerte werden regelmäßig überprüft und angepasst, um den aktuellen Entwicklungen auf dem Markt gerecht zu werden.

Welche Arten von Ausschreibungen gibt es?

In der Baubranche gibt es grundsätzlich zwei Arten von Ausschreibungen: öffentliche und private/gewerbliche Ausschreibungen.

Öffentliche Ausschreibungen

Eine öffentliche Ausschreibung in der Bauindustrie ist ein formelles Verfahren, bei dem eine öffentliche Stelle, wie z.B. eine Kommune oder ein staatliches Unternehmen, einen Bauauftrag an ein privates Unternehmen vergibt. Die öffentliche Stelle fordert dabei verschiedene Unternehmen auf, Angebote für das Bauvorhaben einzureichen. Die Ausschreibung wird in der Regel öffentlich bekannt gemacht, um eine möglichst große Anzahl von potenziellen Bietern zu erreichen. Die Bieter haben dann eine bestimmte Frist, um ihre Angebote einzureichen. Das Verfahren für eine öffentliche Ausschreibung in der Bauindustrie ist normalerweise sehr formalisiert und muss den geltenden Vergabevorschriften entsprechen. Diese Vorschriften sollen sicherstellen, dass das Verfahren fair und transparent abläuft und dass alle Bieter die gleichen Chancen haben.

Es gibt verschiedene Arten von öffentlichen Ausschreibungen. In Deutschland werden Ausschreibungen von öffentlicher Hand durch die Vergabeverordnung (VgV) sowie die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A) geregelt. Welche Art der Ausschreibung angewendet werden muss, wird durch die beiden Kennzahlen: den Schwellenwerten für die Vergabe gemäß europäischem Recht und den Wertgrenzen für nationale Ausschreibungen gemäß deutschem Recht, bestimmt.

Öffentliche Ausschreibungen in der Bauindustrie können für eine Vielzahl von Projekten durchgeführt werden, einschließlich öffentlicher Gebäude, Infrastrukturprojekte wie Straßen oder Brücken, Abwasserentsorgungsanlagen oder Energieversorgungsanlagen.

Private bzw. gewerbliche Ausschreibungen

Private Ausschreibungen werden von privaten Auftraggebern wie Unternehmen, Vereinen oder Privatpersonen durchgeführt. Gewerbliche und private Auftraggeber sind nicht an das Vergaberecht gebunden und können daher frei entscheiden, wie sie ihre Ausschreibungen durchführen möchten. Dies bietet mehr Spielraum und Flexibilität und ermöglicht den Bauherren, schnellere Entscheidungen über die Auswahl von Auftragnehmern zu treffen.

Was gehört alles zu einer Ausschreibung?

Die Ausschreibung sollte alle erforderlichen Informationen enthalten, um potenziellen Bieter in die Lage zu versetzen, ein genaues Angebot abzugeben. Darunter fallen:

• Allgemeine Informationen: Hier werden Angaben zum Bauherrn, zum Bauvorhaben, zur Art des Bauvorhabens, zum Standort, zur Größe des Grundstücks und zum geplanten Zeitplan gemacht.
• Leistungsverzeichnis: Ein detailliertes Dokument, das alle Leistungen und Arbeiten beschreibt, die im Rahmen des Bauprojekts erbracht werden müssen. Es listet jede einzelne Position auf, die ausgeschrieben werden soll. Der darin enthaltene Ausschreibungstext hilft den potentiellen Auftragnehmer genau zu verstehen, was für Leistungen erwartet werden.
• Materialbeschreibung: Hier werden die Materialien aufgelistet, die für das Bauprojekt verwendet werden sollen, sowie deren Eigenschaften und Qualität.
• Baupläne: Hier werden Zeichnungen und Pläne des Gebäudes sowie der Innen- und Außenanlagen dargestellt.
• Technische Vorschriften: Hier werden die Vorschriften und Normen aufgeführt, die bei der Ausführung des Bauvorhabens eingehalten werden müssen.
• Sonstige Anforderungen: Hier werden alle weiteren Anforderungen an die Ausführung und an die ausführenden Unternehmen aufgeführt, wie zum Beispiel Genehmigungen, Nachweise, Versicherungen oder Sicherheitsbestimmungen.
• Fristen: Die Fristen für die Einreichung der Angebote und die geplante Dauer des Bauprojekts.

Ausschreibung erstellen: Schritt für Schritt Anleitung

Schritt 1 - Bedarfsfeststellung

Die Bedarfsfeststellung startet mit Beginn des Bauprojektes und zieht sich über die verschiedenen Leistungsphasen bis hin zur Ausschreibung. Je weiter das Projekt voranschreitet, desto detaillierter werden die Pläne und desto genauer werden die Kostenschätzungen.

Schritt 2 - Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

Auf Basis der Bedarfsfeststellung werden die Ausschreibungsunterlagen erstellt. Diese enthalten die notwendigen Anforderungen, Leistungen, Fristen, Vergabekriterien und Vertragsbedingungen. Die meiste Zeit nimmt die Erstellung des Leistungsverzeichnisses in Anspruch. Hierzu gehört die genaue Beschreibung der Leistung - auch als Ausschreibungstext bekannt, die benötigten Mengen und die gewünschte Qualität.

Schritt 3 - Veröffentlichung der Ausschreibung:

Sobald alle Dokumente bereit sind, wird die Ausschreibung, je nach Art der Ausschreibung, an potentielle Bauunternehmen verschickt oder auf öffentlichen Plattformen veröffentlicht. Interessierte Unternehmen können sich dann bewerben und ein Angebot abgeben.

Schritt 4 - Angebotsfrist

Die Unternehmen haben in der Regel eine bestimmte Frist, innerhalb der sie ihr Angebot abgeben müssen. Diese Frist wird in der Ausschreibung festgelegt und muss eingehalten werden.

Schritt 5 - Bewertung der Angebote:

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden alle eingegangene Angebote miteinander verglichen. Dabei werden verschiedene Kriterien wie der Preis, die Qualität, die Erfahrung des Unternehmens und die Einhaltung der technischen Anforderungen berücksichtigt. Um einen besseren Überblick zu schaffen, wird dafür meistens ein Preisspiegel erstellt.

Schritt 6 - Auftragsvergabe:

Nach Abschluss der Bewertung wird der Auftrag an den besten Bieter vergeben. Der Gewinner des Ausschreibungsverfahrens erhält den Zuschlag und es wird ein Vertrag zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer abgeschlossen.