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Mängelanzeige VOB: Mängelanzeige richtig erstellen

Ferdinand Witt-Dörring
Ferdinand Witt-Dörring
05/2024
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Jedes Bauprojekt wird aufgrund seiner Komplexität und der vielen verschiedenen Gewerke, die auf engstem Raum zusammenarbeiten, früher oder später einige Mängel aufweisen. Das ist leider unvermeidbar. Schließlich steht fast nie unbegrenzt Zeit oder Geld zur Verfügung.

Der Gesetzgeber und der Vebraucherschutz haben diese Tatsache frühzeitig erkannt und die Mängelanzeige in die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB) Teil B integriert. Im Paragraph 13 der VOB/B wird gefordert, dass Leistungen von Auftragnehmern "zum Zeitpunkt der Abnahme frei von Sachmängeln zu verschaffen" sind. Seither ist die VOB für ArchitektInnen und PlanerInnen einerseits und BauherrInnen andererseits das wichtigste Werkzeug zur gesetzmäßigen Reklamation geworden.

Was ist eine Mängelanzeige nach VOB?

Eine Mängelanzeige gemäß VOB/B § 13 ist eine schriftliche Aufforderung des Auftraggebers an den Auftragnehmer, identifizierte Mangel innerhalb einer gesetzten Frist zu beheben. Obwohl theoretisch eine mündliche Mängelanzeige möglich ist, wird aus Beweisgründen dringend davon abgeraten.

Im Normalfall werden Mängel bereits frühzeitig während der Zwischenabnahmen oder spätestens bei der Endabnahme entdeckt und können dann zeitnah dem Auftragnehmer angezeigt und von diesem beseitigt werden. Allerdings kommt es relativ häufig vor, dass Mängel erst nach den Abnahmen und nach dem Einzug bemerkt werden. Gelegentlich stellen sich versteckte Mängel bei der Ausführung auch erst verspätet durch optische Folgemängel heraus.

Beispiel: Risse im Fußboden durch fehlende oder fehlerhafte Dehnfugen oder feuchte Flecken im Kellerbereich durch fehlerhaftes Aufbringen der Außenisolierung.

Auch in diesem Fall kann noch eine Mängelanzeige durch Auftraggeber:innen oder Planer:innen erfolgen. Jetzt liegt die Beweislast allerdings beim Auftraggeber.

Was versteht man unter einem Baumangel?

Ein Baumangel besteht immer dann, wenn der aktuelle Ist-Zustand eines Bauwerks vom vereinbarten Soll-Zustand abweicht. Dies betrifft übrigens nicht nur negative Abweichungen, auch ein Mehrwert eines Gebäudes aufgrund einer positiven Abweichung stellt grundsätzlich einen Baumangel dar.

Bei einem Baumangel ist es unerheblich, ob er die Funktion des Bauwerks beeinflusst oder nur den optischen Eindruck. In letzterem Fall spricht man im Allgemeinen von "Schönheitsfehlern", die dennoch einen auftraggeberseitigen Anspruch auf Beseitigung begründen. Dagegen gehören normale Abnutzungserscheinungen durch die Benutzung des Bauwerks nicht zu reklamationsfähigen Baumängeln.

Grundsätzlich unterscheidet man im Wesentlichen unter

• erheblichen bzw. offenen Baumängeln: Das Bauwerk kann nicht wie vereinbart genutzt werden oder entspricht nicht den anerkannten Regeln der Technik. Auch ein erhöhtes Risiko für Folgeschäden ist ein Indiz für einen erheblichen Baumangel. Im Allgemeinen sind die Kosten zur Beseitigung eines erheblichen Baumangels hoch. Spätestens bei der Bau-Endabnahme werden diese Mängel protokolliert und dem Bauunternehmen angezeigt.

• versteckten Baumängeln: Dies sind Mängel, die von ArchitektInnen oder BauherrInnen schwer zu erkennen sind und sich in der Regel erst durch einen optischen Folgemangel herausstellen. In diesem Fall müssen sie umgehend beim Entdecken reklamiert werden. Sofern dies innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist erfolgt, haben AuftragnehmerInnen Anspruch auf kostenlose Beseitigung durch das ausführende Unternehmen.

Mängelrüge vs. Mängelanzeige

Im Baubereich stößt man immer wieder auf zwei Begriffe, die scheinbar das Gleiche bedeuten: Mängelrüge und Mängelanzeige. Sicherlich haben sie beide zum Ziel, einen festgestellten Mangel gegenüber der AuftragnehmerInnen zu reklamieren. Daher handelt es sich um eine – vorzugsweise – schriftliche Auflistung von Baumängeln, die von PlanerInnen in Vertretung der BauherrInnen an die verantwortlichen Baufirmen übermittelt werden. Das Schreiben muss neben der genauen Beschreibung der Mängel auch eine Fristsetzung enthalten. Damit soll erreicht werden, dass die Bauleistung nachgebessert wird und danach den vereinbarten Soll-Zustand frei von jeglichen Sachmängeln erhält.

Das macht klar, dass beide Formen der Reklamation das gleiche Ziel verfolgen und auch in ihrer empfohlenen Form kaum voneinander differieren. Dennoch gibt es zwischen beiden Begriffen einige wichtige Unterschiede, die hier geklärt werden sollen.

Mängelanzeige

Die bei weitem gebräuchlichste Form heutiger Bauverträge ist ein Abschluss nach den Bedingungen der VOB/B. Diese schreibt für eine erfolgreiche Reklamation von Baumängeln eine Mängelanzeige vor, auch wenn in Paragraph 13 Absatz (5) etwas irreführend von "gerügten Mängeln" die Rede ist. Im Baualltag werden PlanerInnen also überwiegend mit der Mängelanzeige konfrontiert.

Mängelrüge

Bei Verträgen, bei denen das BGB zur Anwendung kommt, wird dagegen der Begriff "Mängelrüge" verwendet. Diese Form der Bauverträge nach Paragraph 650 BGB werden häufig bei privaten Bauvorhaben gewählt. Außerdem kommt automatisch das Recht nach BGB zur Anwendung, wenn nicht die Regeln des VOB einzelvertraglich vereinbart wurden. Kommt es zu Reklamationen, ist im Falle des BGB eine Mängelrüge vorgeschrieben.

Wie lange ist die Verjährungsfrist bei Mängeln?

Auch bei den Verjährungsfristen gibt es Unterschiede zwischen Bauverträgen nach VOB und BGB. Die längste Gewährleistung bieten mit 5 Jahren Verträge, die nach der BGB Paragraph 650 abgeschlossen werden. Diese Tatsache beweist, welchen Wert der Gesetzgeber dem privaten Verbraucherschutz beimisst. Die für ArchitektInnen und PlanerInnen gebräuchlicheren Bauverträge nach VOB sehen eine etwas kürzere Verjährungsfrist bei Mängeln vor. Nach VOB/B beträgt diese 4 Jahre.

Entscheidend für den Beginn der Verjährungsfrist ist in beiden Fällen der Tag der Übergabe. Unberücksichtigt bleibt dabei, ob es sich um offensichtliche oder versteckte Mängel handelt. Da letztere schwieriger zu entdecken sind, hat der Gesetzgeber die mehrjährigen Gewährleistungsfristen eingeräumt, in denen PlanerInnen und EigentümerInnen die Gelegenheit haben, das Gebäude sorgfältig zu prüfen und auftretende Veränderungen umgehend zu melden.

Dennoch gibt es bei den Verjährungsfristen eine besondere Ausnahme. Wenn es sich herausstellen sollte, dass ein Mangel durch arglistige Täuschung verursacht wurde, besteht sogar eine 30-jährige Verjährungsfrist. Ferner wird die Gewährleistungsfrist gehemmt, wenn es zwischen den Parteien direkt oder in einem Gerichtsverfahren zu einer Verhandlung über die Garantieansprüche kommt. Die Frist wird durch die Einreichung eines Mahnbescheids oder einer einstweiligen Verfügung gestoppt.

Was muss eine Mängelanzeige nach VOB beinhalten?

Eine Mängelanzeige muss im wesentlichen 5 Elemente beinhalten, damit sie im Zweifelsfall vor Gericht Bestand hat. Wie bereits erwähnt, ist für eine rechtskräftige Mängelanzeige zunächst einmal die Schriftform vorgeschrieben. Nur durch diese wird sichergestellt, dass auch tatsächlich alle erforderlichen Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt an die Baufirma kommuniziert wurden. Welche Punkte müssen enthalten sein?

• Absender und Empfänger: Als Absender werden immer AuftraggeberInnen, also in der Regel die BauherrInnen, eingetragen. Der Empfänger ist das jeweils für die Bauleistung verantwortliche Bauunternehmen.

• Daten: In eine Mängelanzeige gehören insgesamt vier Daten. Neben dem aktuellen Datum der Anzeige sind die Angabe des Datums des Entdeckens des Mangels, das Datum der Bauabnahme und das Datum des Bauvertrags erforderlich.

• Mängelbeschreibung: dieser sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Wichtig ist eine detaillierte Beschreibung der Mangelauswirkung. Dazu gehören die genaue Orts- und Raumbezeichnung und Fotos. Auf Spekulationen zur Ursache sollte komplett verzichten werden, da auf diese Weise alle möglichen Ursachen eingeschlossen werden.

• Fristsetzung: Dem Bauunternehmen muss eine angemessene Frist zur Mängelbeseitigung benannt werden. Was "angemessen" ist, lässt die VOB offen. Dazu gehört eine klare Aufforderung zur Mängelbeseitigung.

• Kündigungsandrohung: Dieser letzte Punkt wird oft vergessen, ist aber Voraussetzung für eine gültige Mängelanzeige. Nur so können im Falle einer Nichterfüllung durch die Auftragnehmerin Beseitigungskosten durch einen Dritten geltend gemacht werden.

Wer schreibt eine Mängelanzeige? 

Aus der vorstehenden Übersicht zum Inhalt einer Mängelanzeige ist bereits deutlich geworden, dass immer der Auftraggeber der Absender ist. Dabei ist es unerheblich, ob bei der ordnungsgemäßen Erstellung die beauftragten PlanerInnen oder ArchitektInnen mitgewirkt haben. Zur Erwirkung der Gewährleistungsrechte ist die auf dem privaten Verbraucherrecht beruhende Gesetzgebung ausschlaggebend.

Wie schreibt man eine Mängelanzeige?

Wie sollte man nun eine Mängelanzeige schreiben? Eine Mängelanzeige muss man schreiben, indem man alle oben aufgeführten Punkte berücksichtigt und die Mängel sehr genau beschreibt. Zum Beispiel wäre es nicht ausreichend, darauf hinzuweisen, dass "im ganzen Haus einige Fliesen im Fußboden gerissen sind". Stattdessen müsste es etwa heißen: "In der Küche sind neben der Tür 3 Fliesen gerissen und im Bad 5 Fliesen rechts von der Dusche". Die Reklamation sollte mit aussagekräftigen Fotos der Gesamtsituation und Nahaufnahmen untermauert werden.

Wie gesagt sollte völlig darauf verzichtet werden, Ursachen zu nennen, wie beispielsweise "wegen einer zu schmalen Dehnfuge" oder "ungeeignetem Mörtel". Die Gründe können vielfältig sein, unter Umständen in diesem Beispiel auch eine ungenügende Wärmedämmung oder Herstellungsfehler des Materials. Es ist Aufgabe des Auftragnehmers, den Grund zu finden und diesen zu beseitigen, bevor neue Fliesen verlegt werden. Auch Ratschläge, wie der Mangel behoben werden soll, sind fehl am Platze. Unter der Bedingung, dass der Mangel korrekt beseitigt wird, hat der Auftragnehmer nahezu freie Wahl, auf welche Weise er Abhilfe statt. Lediglich sollten die Unanehmlichkeiten für die AuftraggeberInnen so gering wie möglich sein.

Am einfachsten ist es, eine Mängelanzeige Vorlage zu verwenden. Mit dieser sind AuftraggeberInnen auf der sicheren Seite, wenn es zur Durchsetzung von Garantieansprüchen kommt. Dazu muss einfach nur die Mängelanzeige Bau Muster PDF heruntergeladen werden.

Wie versende ich eine Mängelanzeige nach VOB?

Damit eine Mängelanzeige nach VOB sowohl im Privatrecht zwischen AuftraggeberIn und AuftragnehmerIn als auch im Streitfall vor Gericht Bestand hat, muss die Schriftform eingehalten werden. Das bedeutet, dass allein schon aus Beweisgründen nur eine schriftliche Mängelanzeige bei Bauvorhaben sinnvoll ist. Unter schriftlicher Mängelanzeige ist übrigens die im BGB Paragraph 126 definierte, vertragliche Schriftform per Brief zu verstehen. Zur zweifelsfreien Dokumentation ist der Versand per Einschreiben vorzuziehen.

Obwohl in der allgemeinen Rechtsprechung theoretisch auch eine Email oder Fax zur Wahrung der Schriftform ausreicht, hat das LG Frankfurt am Main eindeutig die Schriftform per Email ausgeschlossen. Begründung: Zur Einhaltung dieser Schriftform ist eine eigenhändige Unterschrift notwendig. (LG Frankfurt Urteil vom 08. Januar 2015 - 2-20 O 229/13)

Wie lange ist die Frist zur Mängelbeseitigung?

Wie lange die Frist zur Mängelbeseitigung sein soll, ist vom Gesetzgeber nicht genau vorgeschrieben. Zu unterschiedlich können die Schwere des Mangels und die flächenmäßige Ausdehnung sein, um allgemeinverbindliche Aussagen über die korrekte Fristsetzung machen zu können. Zusätzlich können, je nach Mangel, außerordentliche Ereignisse (Schlechtwetter, Lieferschwierigkeiten etc.) die zeitnahe Beseitigung unmöglich machen.

Dennoch geben sowohl die VOB als auch das BGB allgemeine Hinweise, die PlanerInnen und AuftraggeberInnen als Richtlinie dienen können. Laut VOB soll die Frist "angemessen" sein. Das BGB sieht vor, dass es AuftragnehmerInnen innerhalb des von AuftraggeberInnen bestimmten Zeitraums möglich sein soll, den Mangel zu beheben. Im Allgemeinen wird eine Frist von zwei Wochen bei der Mehrzahl der Mängel als ausreichend angesehen.

Im Einzelfall wird allerdings das Gericht entscheiden müssen, ob eine eingeräumte Frist ausreichend oder zu knapp bemessen war. Empfehlenswert ist für AuftraggeberInnen auf jeden Fall eine Fristsetzung mit der konkreten Nennung des Datums, also statt "eine Frist von zwei Wochen" besser "eine Frist von zwei Wochen, also bis zum 15.02.2023". Dabei sollten einige Tage für den Postversand aufgeschlagen werden, da die Frist erst ab Zustellung zu laufen beginnt.

Was passiert, wenn keine Reaktion auf eine Mängelanzeige kommt?

Immer wieder kommt es bei Bauvorhaben vor, dass keine Reaktion auf eine Mängelanzeige kommt. Die Gründe können vielfältig sein:

• Der Brief ist verloren gegangen.
• Der zuständige Bauleiter ist im Urlaub.
• Die Mängel werden bestritten.
• Es gibt finanzielle Probleme.

Im besten Fall, wenn es bisher keine Probleme mit dem Auftragnehmer gegeben hat, wird normalerweise eine Nachfrist gewährt. Wenn der Mangel vor der Endabnahme erkannt wird, kann ein Teil der Schlussrechnung einbehalten werden (Einbehaltungsrecht). In den meisten Fällen wird in etwa die doppelte Höhe der Kosten, die zur Mängelbeseitigung erforderlich sind, als angemessen angesehen.

In allen anderen Fällen oder wenn auch die Nachfrist fruchtlos verstreicht, gibt es nun für AuftraggeberInnen durch die VOB klar definierte Rechte und Möglichkeiten.

• Nach Paragraph 4 Absatz 7 der VOB in Verbindung mit Paragraph 8 Absatz 3 der VOB kann AuftragnehmerInnen der Vertrag bzw. einzelne Teile der Leistung gekündigt werden. Die Kündigung muss schriftlich erfolgen.

• Im Paragraph 13 der VOB werden weitere Optionen genannt.

• Minderung: Die Vergütung der Bauleistung kann durch die AuftraggeberInnen gemindert werden.

Ersatzvornahme: AuftraggeberInnen dürfen andere AuftragnehmerInnen mit der Durchführung der Mängelbeseitigung beauftragen. Die entstehenden Kosten können direkt dem verantwortlichen Auftragnehmer in Rechnung gestellt werden.

• Rücktritt: Bei erheblichen oder versteckten Mängeln haben AuftraggeberInnen das Recht, vom Vertrag zurückzutreten (Wandlung).

In besonders gravierenden Fällen und wenn zusätzliche Schäden entstanden sind, können AuftraggeberInnen außerdem Schadenersatz fordern. Dazu legt die VOB im Teil B fest:

• Schuldhafte Schäden: Der Auftragnehmer haftet bei schuldhaft verursachten Mängeln für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. (Paragraph 13 Abs. 7 Nr. 1)

• Vorsätzliche oder grob fahrlässige Schäden: Bei vorsätzlich oder grob fahrlässig verursachten Mängeln haftet er für alle Schäden. (Paragraph 13 Abs. 7 Nr. 2)

• Kleiner Schadenersatzanspruch: Im Übrigen kann der Auftraggeber unter bestimmten Voraussetzungen den so genannten kleinen Schadensersatzanspruch geltend machen. Er kann neben den Kosten der Beseitigung des Baumangels einen Ausgleich für den nach Mängelbeseitigung verbleibenden Minderwert des Bauwerks beanspruchen, die Erstattung etwaigen entgangenen Gewinns zum Beispiel in Form von Mietausfall oder Zinsverlust verlangen sowie die Erstattung solcher Schäden, die in engem Zusammenhang mit dem Baumangel stehen. Darunter fallen zum Beispiel die Kosten für die Einholung eines Gutachtens oder die Unterbringung in einer Mietwohnung während der Mängelbeseitigung. (Paragraph 13 Abs. 7 Nr. 3 Satz 1)

• Großer Schadenersatzanspruch: Einen darüber hinausgehenden Schaden hat der Auftragnehmer nur dann zu ersetzen,

a) wenn der Mangel auf einem Verstoß gegen die anerkannten Regeln der Technik beruht,

b) wenn der Mangel in dem Fehlen einer vertraglich vereinbarten Beschaffenheit besteht oder

c) soweit der Auftragnehmer den Schaden durch Versicherung seiner gesetzlichen Haftpflicht gedeckt hat oder durch eine solche zu tarifmäßigen, nicht auf außergewöhnliche Verhältnisse abgestellten Prämien und Prämienzuschlägen bei einem im Inland zum Geschäftsbetrieb zugelassenen Versicherer hätte decken können. (Paragraph 13 Abs. 7 Nr. 3 Satz 2)

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