Digitale Bauakte: Definition, Aufbau und Vorteile

Das Wichtigste in Kürze zur digitalen Bauakte

• Die digitale Bauakte fasst alle Bauunterlagen elektronisch an einem Ort zusammen.
• Mit den digitalen Registern lassen sich Dokumente schneller finden und weitergeben.
• Dokumente können revisionssicher archiviert werden gemäß VOB und DSGVO.
• Projektbeteiligte arbeiten mit denselben Daten und aktuellen Versionen.
• Die elektronische Bauakte ist überall verfügbar auf Mobil- und Desktopgeräten.

Digitale Bauakte Definition

Bauprojekte erzeugen riesige Mengen an Unterlagen: Pläne, Verträge, Gutachten, Fotos, Protokolle und Korrespondenzen. Jahrzehntelang wurden diese Informationen in klassischen Papierordnern gesammelt – mit allen Nachteilen: unübersichtliche Ablagen, verlorene Dokumente, schwierige Weitergabe und hoher Platzbedarf.

Heutzutage ist es schier unmöglich, allein mit analogen Akten effizient zu arbeiten. Die digitale Bauakte bietet hier eine Lösung. Sie fasst alle Informationen strukturiert in einem zentralen, digitalen System zusammen und macht sie jederzeit zugänglich.

Was ist eine digitale Bauakte?

Eine digitale Bauakte ist eine elektronische Sammlung aller projektrelevanten Unterlagen. Damit bildet sie den gesamten Lebenszyklus eines Bauprojekts ab, von der Planung über die Ausführung bis hin zur Übergabe und Archivierung.

Elektronisch heißt, dass eine Bauakte entweder online (cloudbasiert) oder auf einem eigenen Server betrieben werden kann.

Wie sieht eine Bauakte aus?

ArchitektInnen und IngenieurInnen nutzen oft vordefinierte Register für die Bauakte – genauso wie Bauunternehmen. Diese sorgen dafür, dass alle projektspezifischen Vorgänge korrekt dokumentiert werden.

In diesen detaillierten Aktenverzeichnissen finden sich die folgenden typischen Inhalte einer digitalen Bauakte:

Vorteile der digitalen Bauakte

Die Umstellung auf eine elektronischen Bauakte bringt zahlreiche Vorteile für PlanerInnen, Bauunternehmen und Bauherren.

1. Zentral gespeichert

Durch die klare Struktur der digitalen Bauakte bleibt der Überblick auch bei lang laufenden oder besonders komplexen Bauvorhaben erhalten. Das reduziert die Suchzeiten erheblich und senkt auch das Risiko, wichtige Informationen zu übersehen. 

2. Strukturiert abgelegt

In der digitalen Bauakte ist jedes Dokument gezielt auffindbar, was den Aufwand für die Suche nach Unterlagen erheblich reduziert. Zudem lassen sich Informationen schneller weitergeben, was die Kommunikation zwischen Büro und Baustelle beschleunigt.

Auch Doppelarbeit wird vermieden, da alle Beteiligten dieselben Informationen nutzen können. Am Ende führt das zu spürbaren Einsparungen bei Arbeitszeit und Verwaltungskosten.

3. Einheitlich und transparent

Mit einer digitalen Bauakte arbeiten alle Beteiligten mit denselben Datenständen. Änderungen an Bauplänen, Protokollen oder Verträgen werden sofort erfasst und stehen in Echtzeit zur Verfügung. Das schließt aus, dass unterschiedliche Versionen im Umlauf sind, was häufig zu Missverständnissen oder Fehlern führt. 

4. Revisionssicher und datenschutzkonform

Digitale Bauakten können revisionssicher archiviert werden. Dadurch erfüllen sie rechtliche Anforderungen wie GoBD und DSGVO. Streitigkeiten lassen sich leichter auflösen, da alle Informationen nachvollziehbar dokumentiert sind.

5. Flexibel und ortsunabhängig

Die digitale Bauakte bietet Zugriff vom Büro, von der Baustelle oder sogar aus dem Homeoffice. Dadurch lassen sich Rückfragen direkt vor Ort klären, ohne dass Unterlagen erst ins Büro transportiert werden müssen. Die Zusammenarbeit wird insgesamt flexibler und schneller.

6. Nachhaltig und ressourcenschonend

Die Umstellung auf digitale Bauakten reduziert den Verbrauch von Papier und Druckmaterialien deutlich. Neben der Kostenersparnis trägt dies zu einem umweltfreundlicheren Umgang mit Ressourcen bei.

Auch die Notwendigkeit für große Archivflächen entfällt, da Dokumente digital langfristig aufbewahrt werden können. Unternehmen profitieren somit sowohl ökologisch als auch ökonomisch von der digitalen Lösung.

Nachteile der analogen Bauakte

Die klassische Papierakte reicht im modernen Bauwesen nicht mehr aus – und das hat mehrere Gründe:

Diese Nachteile der analogen Bauakte machen die Digitalisierung in vielen Fällen notwendig.

Einsatzbereiche einer elektronischen Bauakte

Die elektronische Bauakte deckt alle Phasen eines Bauprojekts ab und bleibt auch nach der Fertigstellung von Nutzen. Für Architekt- und IngenieurInnen heißt das, dass sie von der digitalen Bauakte in den HOAI Leistungsphasen 1-9 profitieren. 

• Planung: Bereits in der frühen Projektphase können Skizzen, Genehmigungsunterlagen und Kostenkalkulationen digital abgelegt werden. So entsteht eine transparente Basis für alle weiteren Schritte.
• Ausführung: Während der Bauphase kommen laufend neue Dokumente hinzu – von Lieferscheinen über Bautagebuch und Bauprotokoll bis hin zu Mängelanzeigen.
• Übergabe: Am Ende des Projekts werden Abnahmeprotokolle, Bedienungsanleitungen und Wartungsunterlagen gebündelt. Damit endet die vollständige Dokumentation.
• Nutzung: Auch Jahre später ist die digitale Bauakte wertvoll, etwa im Falle von Schäden. Alle relevanten Daten bleiben langfristig verfügbar.

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Wer darf die digitale Bauakte einsehen?

Grundsätzlich ist es nur dem Eigentümer gestattet, die Bauakte einzusehen. Andere können die Bauakte anfordern, erhalten aber nur dann Zugriff, wenn sie eine Einverständniserklärung oder eine Vollmacht des Eigentümers vorlegen.

Die Bauakte wird in der Regel vom zuständigen Projektentwickler oder Architekturbüro aufbewahrt. Zusätzlich existiert häufig ein Bauaktenarchiv, das von der Bauaufsichtsbehörde geführt wird.

Der Zugriff auf eine digitale Bauakte ist in der Regel rollenbasiert: Bauherren, Projektleiter, Architekten, Fachplaner und beteiligte Unternehmen erhalten je nach Zuständigkeit unterschiedliche Berechtigungen. So können manche Nutzer Dokumente nur lesen, andere auch bearbeiten oder neue Unterlagen hinzufügen.

Digitale Ordnerstruktur oder digitale Bauakte-App?

Prinzipiell bieten digitale Ordner und digitale Bauakte-Apps die gleichen, erheblichen Vorteile gegenüber der Papierakte: Sie ermöglichen eine digitale Verwaltung von Baudokumenten und machen Unterlagen jederzeit abrufbar.

Digitale Ordnerstrukturen sind oft flexibel und einfach in bestehende Systeme integrierbar, erfordern jedoch meist manuelles Organisieren und klare Regeln für Ablage und Benennung.

Bauakte-Apps bieten eine besonders benutzerfreundliche Handhabung und mobilen Zugriff, setzen aber häufig voraus, dass Dokumente zunächst in einem anderen Programm erstellt werden, bevor sie hochgeladen werden können.

Dokumentenmanagement im Bauwesen

Der Schlüssel zu einem effizienten digitalen Dokumentenmanagement für Architekturbüros und Ingenieurbüros liegt darin, Unterlagen von Anfang an so zu erstellen, dass sie direkt App strukturiert und nutzbar sind. So vermeiden PlanerInnen Medienbrüche, sparen Zeit und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen jederzeit digital verfügbar sind.

Im Gegensatz zu den digitalen Ordnern ermöglicht es eine Software für Bauleiter, Informationen mobil vor Ort zu erfassen, wodurch Nacharbeiten wie das Nachtragen von Notizen oder Fotos entfallen. Das ist besonders für Architekt- und IngenieurInnen in der Bauleitung von Vorteil.

Baudokumente digitalisieren mit Compa

Auf der Plattform von Compa lassen sich Bauunterlagen online verwalten. Vor allem wird die Objektüberwachung während der Bauphase unterstützt: Architekt- und IngenieurInnen können Text- und Sprachnachrichten sowie Bilder auf WhatsApp schicken, die der KI-Assistent in einen fertigen Bautagesbericht verwandelt. 

Diese Unterlagen lassen sich direkt per E-Mail an die relevanten Projektbeteiligten weiterleiten – inklusive Lesebestätigung. Damit ist Schluss mit der lästigen Nacharbeit im Feierabend: Notizen suchen, Bilder sortieren und Dokumente formatieren. 

Ob die Dokumente anschließend in der digitalen Bauakte verbleiben oder zusätzlich in bestehenden Ordnerstrukturen gespeichert werden, bleibt flexibel und richtet sich nach den individuellen Arbeitsprozessen.

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