Was ist eine GAEB-Datei? Alles zu GAEB im Überblick

GAEB Dateien im Überblick: 

• GAEB ist ein standardisiertes digitales Format für den Austausch von Bauinformationen.
• Genutzt wird es vor allem von Planungsbüros und Bauunternehmen im AVA-Prozess.
• Die Ziffern in der Dateiendung zeigen an, wo im Prozess die Datei eingesetzt wird.

Was ist eine GAEB-Datei?

Eine GAEB-Datei ist ein standardisiertes digitales Format für den Austausch von Bauinformationen. Sie ermöglicht beispielsweise die elektronische Übermittlung von Leistungsverzeichnissen, Kostenansätzen, Angeboten und Rechnungen und wird vor allem von Planungsbüros und Bauunternehmen genutzt.

Wofür steht GAEB?

GAEB steht für „Gemeinsamen Ausschuss Elektronik im Bauwesen“ – eine Interessensgemeinschaft aus ArchitektInnen, IngenieurInnen, Bauunternehmen und anderen Akteuren der Bauindustrie, die sich zusammengeschlossen haben, um ein gemeinsames Format und System für die Übertragung von Daten in der Baupraxis zu entwickeln.

Wie funktioniert GAEB?

GAEB übermittelt in der international anerkannten Beschreibungssprache eXtensible MarkupLanguage (XML). Durch einfaches Exportieren und Importieren können sämtliche Beteiligten einfach und sicher auf erfasste Daten zugreifen. Dadurch wird eine zuverlässige Projektdokumentation gewährleistet und das Risiko von Fehlern minimiert.

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Warum gibt es GAEB-Dateien?

Der GAEB-Datenaustausch trägt maßgeblich zu einer effizienten und schnellen Abstimmung unter allen Partnern bei.

• Standardisierung: GAEB-Dateien sorgen für einen einheitlichen Austausch, wodurch der Vergleich von Angeboten erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert wird. 
• Datenumfang: Je nach Phase können sie Leistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und Rechnungsinformationen enthalten. 
• Prozessunterstützung: GAEB-Dateien kommen in unterschiedlichen Phasen eines Bauprojekts zum Einsatz – von der Ausschreibung über die Vergabe bis zur Abrechnung. ‍
• Austauschfähigkeit: Sie erlauben den einfachen Datenfluss zwischen verschiedenen Softwareanwendungen und Projektbeteiligten. 

Wie und von wem werden GAEB-Dateien genutzt?

GAEB-Dateien werden vor allem von Planungsbüros und Bauunternehmen für Ausschreibungs- und Abrechnungsprozesse verwendet. Am Beispiel eines Leistungsverzeichnisses läuft es in der Regel wie folgt ab:

1. Erstellung und Versand: Das Planungsbüro (Auftraggeber) erstellt ein Leistungsverzeichnis als GAEB-Datei und stellt sie Bauunternehmen (Auftragnehmer) zur Verfügung.
2. Import und Preiserfassung: Die Auftragnehmer importieren die GAEB-Datei in ihre Software und erfassen dort die Angebotspreise für jede Position.
3. Export und Rücksendung: Anschließend exportieren die Auftragnehmer ihre Angebotsdateien im GAEB-Format und senden sie an den Auftraggeber zurück.
4. Vergabe und Abrechnung: Auf Basis der übermittelten Angebote erfolgt die Vergabe, und die Abrechnung kann mit den strukturierten Daten ebenfalls durchgeführt werden.

An jeder Stelle des Prozesses kann es vorkommen, dass in einem anderen Format gearbeitet wird, sodass die GAEB-Dateien entsprechend konvertiert oder exportiert werden müssen.

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GAEB Dateien erstellen

GAEB-Dateien werden in der Regel mit einer AVA-Software erstellt. Darin wird beispielsweise Leistungsverzeichnis erstellt, das alle relevanten Informationen wie Positionsnummern, Kurz- und Langtexte, Mengen, Mengeneinheiten und gegebenenfalls Kostenschätzungen enthält.

Nach der inhaltlichen Erfassung und Strukturierung erfolgt der Export als GAEB-Datei im gewünschten Format. Die exportierte Datei dient anschließend als standardisierte Ausschreibungsgrundlage und kann von anderen Projektbeteiligten eingelesen oder weiterverarbeitet werden.

GAEB Dateien öffnen

Auch das Öffnen einer GAEB-Datei erfordert eine geeignete Software, da die enthaltenen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format gespeichert sind. Herkömmliche Text- oder Tabellenprogramme sind dazu nicht geeignet. Stattdessen kommen AVA-Systeme, GAEB-Viewer oder spezielle Kalkulationsprogramme mit GAEB-Schnittstelle zum Einsatz.

Beim Öffnen wird das jeweilige GAEB-Format automatisch erkannt, sodass die Software die Inhalte – beispielsweise Leistungsverzeichnisse, Mengen und Preise – korrekt darstellen kann. Auf diese Weise lassen sich Ausschreibungsunterlagen oder Angebotsdateien prüfen und vergleichen, ohne dass die ursprüngliche Struktur verloren geht.

GAEB Dateien bearbeiten

Nach dem Import in eine AVA- oder Kalkulationssoftware können GAEB-Dateien bearbeitet werden. Dabei werden inhaltliche Anpassungen vorgenommen, etwa das Ergänzen von Einheitspreisen, das Überarbeiten von Texten oder das Hinzufügen zusätzlicher Positionen.

Alle Bearbeitungsschritte erfolgen innerhalb der standardisierten GAEB-Struktur, sodass die Datei weiterhin mit anderen Programmen kompatibel bleibt und problemlos wieder exportiert werden kann.Auch die Erstellung von Nebenangeboten (GAEB X85) oder die Anpassung von Auftrags- und Rechnungsdaten (GAEB X86, X89) ist möglich.

GAEB Dateien umwandeln

Die Umwandlung von GAEB-Dateien ist notwendig, wenn verschiedene Softwarelösungen unterschiedliche Versionen verwenden. Neben der Konvertierung zwischen GAEB-Formaten (z. B. GAEB 90 → GAEB XML) ist häufig auch die Konvertierung in Excel-, PDF oder Word-Dateien erforderlich.

• GAEB in Excel umwandeln: ermöglicht die tabellarische Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen und Kalkulationen
• GAEB in PDF umwandeln: dient der sicheren Darstellung und Weitergabe der Inhalte in einem nicht-editierbaren Format. 
• PDF in GAEB umwandeln: überführt bestehende PDF-Dokumente in bearbeitbare Leistungsverzeichnisse.
• Word in GAEB umwandeln: macht Leistungsverzeichnisse für den standardisierten Austausch im Bauwesen nutzbar

Für diese Konvertierungen stehen verschiedene Softwarelösungen (z. B. GAEB-Online, DAVAR4, WebGAEB) zur Verfügung. Dabei sollte stets überprüft werden, ob sämtliche Inhalte – insbesondere Texte, Mengen und Preise – korrekt übernommen wurden, da ältere bzw. andere Formate teils Einschränkungen bei Zeichenkodierung und Datenumfang aufweisen.

Gängige GAEB-Versionen

Die GAEB-Dateien existieren in unterschiedlichen Formaten, die sich in den letzten Jahren weiterentwickelt haben.

• GAEB 90: Erste große Norm, anhand „D“-Dateiendungen. Zeilenorientiert mit fester Satzlänge von 80 Zeichen. 
• GAEB 2000: Weiterentwicklung im 2000er-Jahrzehnt mit mehr Funktionalität, u. a. Speicherung in ANSI, ASCII oder Unicode. 
• GAEB DA XML: Aktuelles Format, typischerweise mit „X“-Dateiendungen. Funktionieren als XML-Struktur. 

Die Ziffern in der Dateiendung zeigen an, wo im Prozess die Datei eingesetzt wird:

• 31-39 → Mengenermittlungen
• 50-59 → Kosten- und Kalkulationsdaten
• 60-69 → Raum- und Bauteilinformationen
• 80-89 → LV-Daten
• 90-99 → Austausch zwischen Ausführung und Hersteller/Handel

Gängige GAEB-Dateiendungen

X31 – Mengenermittlung

X31-Dateien sind ausschließlich im GAEB-XML-Format verfügbar und werden für die Mengenermittlung innerhalb eines Projekts genutzt.

X32–X39 – Erweiterte Mengenermittlungen

Dateien in diesem Bereich enthalten ergänzende Mengendaten für spezielle Gewerke oder Projektbereiche.

X50–X59 – Kosten- und Kalkulationsdaten

Diese Dateien beinhalten Kosteninformationen, Kalkulationen und Budgetübersichten, um die Finanzplanung im Projekt zu unterstützen.

X60–X69 – Raum- und Bauteilinformationen

Dateien in diesem Bereich enthalten strukturelle Informationen zu Räumen, Bauteilen oder Komponenten, die für Planung und Abrechnung relevant sind.

X80 – LV-Kataloge

Die Dateiart X80 enthält alle relevanten Informationen zu einem Leistungsverzeichnis, inklusive Mengenangaben und Preisen. Sie dient als umfassende Basis für Kalkulationen und Angebotsprüfungen.

X81 – Leistungsbeschreibung

X81-Dateien beinhalten Positionsnummern, Kurz- und Langtexte sowie Mengeneinheiten, enthalten jedoch keine Mengen oder Preise. Sie werden häufig zur reinen Leistungsdarstellung genutzt.

X82 – Kostenschätzung

X82-Dateien enthalten Mengenangaben und Schätzpreise gemäß DIN 276. X82-Dateien dienen der frühzeitigen Budgetplanung und Übersicht von Kosten in der Projektvorbereitung.

X83 – Angebotsaufforderung

Die X83-Datei stellt das Leistungsverzeichnis mit Mengeneinheiten und Mengen je Position bereit und wird vom Auftraggeber an Bieter versendet, um Angebote einzuholen.

X84 – Angebotsabgabe

X84-Dateien enthalten die Angebotspreise der Bieter und bilden die Grundlage für die Angebotsauswertung und Vergabeentscheidung.

X85 – Nebenangebote

Mit X85-Dateien können Bieter alternative Ausführungsvarianten zu ihrem Hauptangebot einreichen, um Flexibilität in der Angebotsgestaltung zu ermöglichen.

X86 – Auftrags-LV

X86-Dateien bilden das Auftrags-Leistungsverzeichnis nach Zuschlag ab und dienen als Grundlage für die Ausführungsplanung und Abrechnung.

X89 – Rechnung

Die X89-Datei enthält alle relevanten Informationen, um eine rechtskonforme Rechnung auf Basis des aktuellen LV-Aufmaßes zu erstellen.

X90–X99 – Austausch zwischen Ausführung und Hersteller/Handel

Diese Dateien dienen dem Informationsaustausch zwischen ausführenden Unternehmen und Lieferanten oder Herstellern, z. B. für Bauausführung, Materialbestellungen oder Produktionsdaten.

GAEB Datei Software kostenlos testen

Mit einer AVA-Software lassen sich GAEB-Dateien direkt importieren, bearbeiten und exportieren. Dabei bietet eine Software wie Compa nicht nur die GAEB-Schnittstelle, sondern ermöglicht auch die zentralisierte Verwaltung und Kalkulation aller Projektinformationen, einschließlich Leistungsverzeichnissen, Angeboten, Abrechnungen und Produktionsdaten.

Auf diese Weise können alle relevanten Daten eines Bauprojekts effizient erfasst und geprüft werden, während der Datenaustausch zwischen allen Beteiligten standardisiert und fehlerfrei erfolgt.