Herzlich Willkommen zu unserem dritten Blog Post der neuen Blog-Serie über das Themengebiet: “Selbständigkeit für ArchitektInnen”. In unserem ersten Artikel haben wir uns die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Selbständigkeit als ArchitektIn näher angeschaut. In unserem zweiten Artikel haben wir alle Fragen rund um das Thema: ‘Wie finde ich meinen ersten Kunden bzw. meine erste Kundin?’ geklärt. In unser heutigen Ausgabe wird es besonders spannend. Die Selbständigkeit ist gestartet, ein erster Kunde bzw. eine erste Kundin ist gefunden. Das erste Projekt startet. Es geht endlich los.

Wie erstellt man einen Architektenvertrag?

Bevor es an die tatsächliche Arbeit geht, müssen die Vertragsvereinbarungen abgeschlossen werden. Um spätere Diskussionen und Frustrationen zu vermeiden ist es wichtig, alle Details und insbesondere alle Erwartungen der Zusammenarbeite gut zu besprechen und niederzuschreiben.

Sind sich beide Parteien (ArchitektIn und Bauherr) darüber einig, erfolgt die Fixierung in schriftlicher Form, ein Architektenvertrag wird aufgesetzt.  Die Ausgestaltung kann dabei gemeinsam angegangen werden.Dabei sollten einige Dinge unbedingt festgelegt werden:

• Die Vertragsziele: Was soll in welchem Zeitrahmen zu welchen Kosten erreicht werden?

• Vertragsgrundlage: Auf welcher Grundlage wird der Vertrag aufgebaut? In Deutschland wird als Vertragsgrundlage die aktuell gültigen Bestimmungen des Werksvertrages sowie die Regelungen der jeweils aktuellen Honorarordnung für Architekten und Ingenieure verwendet.

• Vertragsumfang: Welche Leistungen sind im Vertrag enthalten? Grundsätzlich können Architekten Leistungen in den 9 Leistungsphasen nach der HOAI übernehmen. Selbstverständlich hat der Bauherr auch die Möglichkeit, die Zusammenarbeit erst einmal über weniger Phasen abzuschließen, um anschließend über die weitere Zusammenarbeit zu entscheiden. 

• Verpflichtungserklärungen: In den Verpflichtungserklärungen verpflichtet sich der/die ArchitektIn den vereinbarten Vertragsbedingungen nachzukommen. Der Bauherr wiederum muss sich verpflichten, seiner Mitwirkungspflicht nachzukommen. Damit verpflichtet er sich, sich kontinuierlich mit dem/der ArchitektenIn abzustimmen und bei Fragen für diese/n erreichbar zu sein. Darüber Hinaus hat er die Pflicht Verträge rechtzeitig zu unterschreiben und Entscheidungen rechtzeitig zu treffen.

• Zusätzliche Vereinbarungen: Schlussendlich sollten noch zusätzliche Vereinbarungen schriftlich abgesteckt werden. Dazu gehört beispielsweise, wann die Schlussrechnung gezahlt wird. Üblicherweise wird diese Rechnung erst dann fällig, wenn die letzte Verjährungsfrist für Mängel abgelaufen ist. Daher wollen ArchitektInnen meist eine Zusatzklausel für eine frühere Fälligkeit vereinbaren, um ihr finales Gehalt inklusive Schlussrechnung zu erhalten.

Projektmanagement für ArchitektInnen

Gutes Projektmanagement hat einen großen Einfluss auf den Ausgang eines Bauprojektes. Bauprojekte sind komplex, werden über mehrere Monate bis Jahre bearbeitet und involvieren viele verschiedene Beteiligte. Auf der einen Seite müssen ArchitektInnen den Bauherren immer informieren und updaten, auf der anderen Seite müssen sie auch Auftragnehmer, Behörden und andere Partner managen. Zeitmanagement und das Erreichen von Deadlines ist essentiell. 

Neben den üblichen anfallenden Leistungen, wie Planung, Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung die in den Leistungsphasen nach der HOAI anfallen, zählen folgende Aufgaben zu dem Projektmanagement eines Bauprojektes:

• Terminmanagement: Besonders wichtig für den Projektverlauf is das Koordinieren der verschiedenen Bauunternehmen auf der Baustelle. Bauunternehmen sind in der Regel an Arbeitsschritten, die vor ihnen fertiggestellt sind, angewiesen um ihrer Arbeit nachzugehen. So kann beispielsweise ein Maler logischerweise nicht mit seiner Arbeit beginnen, bevor die Wände verputzt sind. Verspätungen oder der Ausfall eines Bauunternehmens kann somit einen großen Impact auf das gesamte Projekt haben.

• Kommunikationsmanagement: Der oben beschriebene Fall einer Verspätung kann bei allen Beteiligten zu Stress und schlechter Stimmung führen. Die richtige Kommunikation, vor Allem das ständige Updaten aller Beteiligten, ist essentiell. Das schriftliche Festhalten von Entscheidungen hilft spätere Diskussionen zu vermeiden.

• Qualitätsmanagement: Mit Hilfe der Rechnungsprüfung haben ArchitektInnen ein nützliches Tool die Arbeit und Qualität der verschiedenen Auftragnehmer zu kontrollieren. ArchitektInnen sind verantwortlich, dafür zu sorgen, dass Leistungen wie vereinbart umgesetzt werden. 

• Sicherheitsmanagement: Baustellen sind Risikogebiete. ArchitektInnen sollte immer ein Auge darauf haben, ob alle Sicherheitsvorkehrungen getroffen worden sind und Auftragnehmer, die auf der Baustelle geltenden Regeln, beachten.

Die erste Baubesprechung

Richtig spannend wird das Bauprojekt mit dem Beginn der Bauausführung. Der Moment an dem die lange Zeit der Planung endlich in Realität umgesetzt wird. Fester Bestandteil der Bauausführung sind regelmäßige Baubesprechungen. Hier geht es darum, alle am Projekt Beteiligten (zum Beispiel: Planer, Bauunternehmen, Bauherr, etc.) an einem Ort zusammenzubringen und den Bauablauf abzustimmen. Die Baubesprechungen sollten schriftlich protokolliert werden. So können getroffene Entscheidungen auch mit fehlenden Personen geteilt werden und es wird sichergestellt, dass sich die Themen der Besprechung nicht sinnlos wiederholen.

Das Bautagebuch

Teil des Projektmanagements ist auch das führen eines Bautagebuchs. Darin wird unter anderem die Fertigstellung der einzelnen Bauabschnitte dokumentiert und Mängel werden festgehalten. Das Führen eines Bautagebuchs ist für beauftragte Architekten und professionelle Bauleiter verpflichtend.

Folgende Daten und Ereignisse sollten darin dokumentiert werden:

• Projektdaten (Bauherr und Name und Adresse der Immobilie)
• Datum des Bautagebuch-Eintrags
• Angaben zum allgemeinen Baufortschritt
• Wetterangaben
• Personen auf der Baustelle: Welche Auftragnehmer arbeiten aktuell auf der Baustelle? Wie vielen Mitarbeitern sind sie vor Ort tätig?
• Angaben über benutzte Geräte, angelieferten und verwendete Materialien
• Festhalten von gesichteten Baumängeln, Schäden, Störungen oder Abweichungen von der Norm
• Fotos von allen Bauabschnitten
• Protokolle von Besprechungen und Anweisungen des Bauleiters, inklusive der Namen und Unterschriften der Teilnehmer
• Abnahmeprotokolle: von fertiggestellten Bauabschnitten oder Teilen von Bauabschnitten
• Datenblätter: wie Betriebsanleitungen oder Pläne zu den neu verbauten Teilen

In unserem nächsten Blog Artikel erwartet euch ein spannendes Interview mit einem Architekten, der gerade den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt hat. Wir freuen uns darauf.