Wirtschaftlicher Durchblick für das gesamte Team
„Compa macht einfach Spaß, weil selbst ungeliebte Arbeiten wie z. B. Rechnungen schreiben schnell und einfach zu erledigen sind.“
Landschaftsarchitekturbüro mit 6 MitarbeiterInnen. Vorher mit NOVA AVA und Excel für die Zeiterfassung gearbeitet.
Zu starr: Standardsoftware scheitert in der Landschaftsarchitektur
Das Aufgabenspektrum bei STADT LAND FANCK ist breit und oft individuell, je nach Auftraggeber. Ebenso differenziert sind die Honorarangebote, die sich meist nur an die Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) anlehnen können. Oft kann nur nach geschätzten Stunden angeboten werden.
„Die HOAI rechnet bei der Landschaftsplanung nach Hektar. Aber wenn jemand einen 800m2 großen Teich plant, ist das viel zu klein für diese Systematik. Da passt das Raster einfach nicht zur Realität.“
Deshalb war STADT LAND FANCK schon länger auf der Suche nach einer Controlling-Software. Eines der wichtigsten Kriterien: dass das System auf allen Betriebssystemen, also auch iOS, läuft.
„Die Programme, die wir getestet hatten, waren meist viel zu komplex für ein kleines Unternehmen wie uns. Mit Compa fiel uns die Entscheidung aber gar nicht schwer. AVA und Controlling gibt es zu einem unschlagbaren Preis, weshalb wir direkt auch unsere AVA-Software gewechselt haben.“
Eine AVA und Controlling Software, für die man kein Handbuch braucht
Mit Compa zog Struktur ins Büro ein, ohne den Ballast der typischen AVA- und Controlling-Tools.
„Vor der Umstellung von NOVA AVA auf Compa hatten wir großen Respekt, denn die Leistungsbeschreibungen, Kostenberechnungen, teilabgerechneten Projekte usw. sind ein ganz zentraler Teil unseres Büros. Wie viel Zeit wird die Umstellung beanspruchen, kommen alle Daten mit? Wie lange brauchen wir, um neue Funktionalitäten kennenzulernen?
Am Ende dauerte es einen Tag, um die Daten umzuziehen und einen weiteren, um Mitarbeiter anzulegen und die übrigen Funktionalitäten mit Daten zu füllen. Jede Frage wurde vom Compa-Team innerhalb kürzester Zeit beantwortet – immer live, kompetent und freundlich.“
Schon bei der Angebotserstellung merken Gisela und ihr Team den Unterschied: wie schnell und einfach es geht, zumal das einheitliche Layout der Dokumente – Angebote, Rechnungen, Leistungsverzeichnisse usw. – im Kontakt mit Auftraggebern von Professionalität zeugt.
Auch die Kostenverfolgung funktioniert schneller und intuitiver als zuvor: Von der Kostenschätzung über die Ausschreibung bis zur Schlussrechnung wird alles zentral dokumentiert. Die Freigabe der Handwerkerrechnungen gelingt viel schneller.
Sobald ein Projekt startet, sind das geplante sowie tatsächliche Budget (im AVA-Bereich) und die geleisteten sowie die abgerechneten Stunden (im Controlling-Teil) für alle sichtbar. Diese Transparenz schafft nicht nur Klarheit, sondern auch Eigenverantwortung.
Das Herzstück ist die Zeiterfassung mit den geleisteten Stunden je Mitarbeiter einschließlich Überstunden, Urlaub und Krankheitstagen. So sind alle Beteiligten immer im Bild, wie effektiv ein Projekt läuft und wo es gegenzusteuern gilt.
„Man sieht, wie die eigene Leistung zum Projekterfolg beiträgt und das motiviert enorm. Der rote bzw. grüne Balken verrät: Bin ich (noch) produktiv?“
Die Übersicht über alle offenen und bezahlten Rechnungen visualisiert die finanzielle Situation des Büros für Administratoren. Entsprechend können auch zukünftige Projekte sicherer angeboten werden.
Transparente Übersicht über alle laufende Projekte für alle Mitarbeiter
Was früher mühsam per Hand zusammengerechnet bzw. -geschrieben wurde, läuft jetzt automatisch ab.
„Compa macht die administrativen Arbeiten leicht und transparent. So haben wir mehr Zeit für unsere kreativen Aufgaben!”
Zusätzlich hat sich die Teamarbeit verändert, weil die Wirtschaftlichkeit des Büros und die individuelle Leistung für jeden sichtbar sind.
„Bei der Zeiterfassung geht es nicht um die Kontrolle. Es geht darum, dass jeder weiß, was das Projekt und die eigene Arbeit wert ist. Und darum, dass man den Überblick über die Auslastung der einzelnen Mitarbeiter behält.”
Und ganz nebenbei macht die Arbeit „einfach mehr Spaß”.
„Es ist toll, zu sehen, wie unsere Vorschläge zur Verbesserung tatsächlich und schnell umgesetzt werden. Wir haben den Eindruck, Compa besteht aus einem lebendigen, höchst innovativen und sehr intelligenten Team. Es hat ein menschliches Gesicht, das lieben wir besonders. Wir würden es sofort wieder kaufen und können es jedem empfehlen.”
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