In der Kostenkontrolle immer einen Schritt voraus
„Unsere Praktikantin, die noch nie mit einer AVA-Software gearbeitet hatte, hat innerhalb 20 Minuten ihre erste Rechnung freigeben.”
Architekturbüro mit 5 Mitarbeiterinnen. LP 1-9 für private und gewerbliche Bauherren. Vorher mit California AVA gearbeitet.
Kostenverfolgung unter Zeitdruck – und keine Software, die mithält?
„Kosten sind ein sensibles Thema, da entstehen immer die meisten Spannungen: wieso, weshalb, warum stehen wir jetzt bei Summe x? Um Rede und Antwort stehen zu können, brauchen wir eine saubere Kostenverfolgung.“
Die gängigen Softwarelösungen zur Kostenverfolgung haben Stephanie, Mali und Fabian ziemlich frustriert: technisch überholt und / oder umständlich in der Bedienung.
„Wie oft haben wir uns gedacht: ‘Um Gottes Willen, das dauert jetzt wieder 5 Minuten, um die Rechnung eingepflegen’. Das wollen wir uns und unseren Mitarbeitenden nicht mehr antun. Umständliche Tools nutzt niemand – und wenn es niemand nutzt, kann man es gleich lassen.’
Der Wechselwunsch war so groß, dass TEAMWORKS gerne Zeit in die Suche nach einer besseren Lösung investiert. Der Anspruch: eine intuitive Software, die nicht schon bei der ersten Rechnung zur Geduldsprobe wird.
„Es muss ja etwas geben, was einfacher ist. Lieber beißen wir einmal mehr in den sauren Apfel und suchen etwas länger nach einer Software, mit der wir dann voll zufrieden sind.”
Wenn alle von Tag 1 mit der neuen Software zurechtkommen … läuft’s!
Das erste Beratungsgespräch fand kurz vor Weihnachten 2023 statt und nur zwei Wochen später hat TEAMWORKS drei Lizenzen gekauft. Warum es so schnell ging? Weil die Lösung auf Anhieb passte.
Die Kostenverfolgung läuft jetzt schneller und präziser, seit das Team nicht mehr 5+ Klicks (wie bei C*********) für einen einfachen Dateneintrag braucht. Auch neue Mitarbeitende können sofort in das Tagesgeschäft einsteigen.
„Eine Praktikantin von uns, die noch nie mit einer AVA-Software gearbeitet hatte, konnte innerhalb von 20 Minuten ihre erste Rechnung freigeben; inklusive Zahlungsfreigabeblatt. Sie hat es komplett alleine gemacht, ohne ‘Wo ist denn das’ oder ‘Wie funktioniert denn das’-Unsicherheiten.”
Insgesamt hat sich der Arbeitsalltag deutlich verbessert: TEAMWORKS kann jetzt schneller auf die Anfragen ihrer Bauherren reagieren und Projekte von Anfang an effizienter steuern. Die Begeisterung hält bis heute an.
„Wenn du es schaffst, eine genaue Kostenverfolgung in Minuten auf den Tisch zu legen, sind sie maßlos begeistert. Wenn ich auf der Baustelle bin und mich der Bauherr – wortwörtlich zwischen Tür und Angel – nach dem Budget fragt, melde ich mich auf dem Handy an und kann es direkt sagen. Aber das funktioniert eben nur, wenn das Budget sauber gepflegt wird und das Team keine Scheu vor der Software hat.”
Nachvollziehbare Kostenübersicht – noch bevor die Bauherren nachfragen!
Bei der Suche nach der passenden AVA-Software ging Stephanie in den Lead – und als sie auf Compa stieß, war sofort klar: Das könnte passen.
„Es war ein totaler Zufall. Ich hab in der U-Bahn einfach mal nach AVA-Software gesucht und mich dann durchgeklickt. Zwischen lauter Werbung und altbekannten Tools war dann plötzlich Compa.“
Die minimalistische Website überzeugten ihr Architektenherz sofort, genauso wie die übersichtlichen Screenshots der Plattform. Und schon beim ersten Klick war klar: Hier steckt nicht nur gutes Design, sondern auch Struktur dahinter – weshalb das Team kurzerhand alle Projekte auf die neue Plattform überträgt.
„Ich hatte den Termin mit Matt [Gründer von Compa] alleine und habe direkt danach zu meinem Team gesagt: ‘Das nehmen wir jetzt.’ Fabian und Mali haben mir vertraut (und es seitdem auch nicht bereut).”