Lückenlose Kostenverfolgung im laufenden Betrieb

1.600€ für komplizierte AVA-Software? Auf keinen Fall!

Effizient arbeiten und sauber dokumentieren: Für Alexander und Viktor Grams sind das keine Extras, sondern Grundvoraussetzungen. Allerdings arbeiteten die beiden Brüder jahrelang mit einer AVA-Software, die sie ständig ausbremste.

Wie viele Planungsbüros startete Grams.Grams mit einer etablierten AVA-Software. Rein theoretisch leistungsstark, doch im Tagesgeschäft zeigte sich: Die vielen Funktionen nutzen wenig, wenn sie nicht leicht zu bedienen sind.

„Unsere alte AVA-Software war strukturell nicht das, was wir uns vorgestellt hatten: zu kompliziert, zu umfangreich. Rechnungen einpflegen ging zum Beispiel nur über Umwege.”

Ein Beispiel: Ausschreibungen ließen sich nur über Umwege als Vorlage nutzen. Rechnungen prüfen war alles andere als flüssig. Und der Wechsel zwischen verschiedenen Projekten fühlte sich an wie ein kompletter Neustart.

Strukturierte Kostenverfolgung von LP 1-9? Check! 

Trotz Unzufriedenheit zog sich der Wechsel lange hin. Zwischen Ausschreibungsfristen und Baubesprechungen blieb wenig Zeit, sich intensiv mit Anbietern zu beschäftigen. Trotzdem waren sich Alexander und Viktor einig, dass sie eine neue Ausschreibungssoftware brauchen.

Und dann fiel die Entscheidung fast beiläufig oder zumindest schneller als gedacht. In der Online-Suche stieß das Büro auf Compa und dann machte Team Compa den ersten Schritt: eine Demo, die die beiden Brüder auf Anhieb überzeugt. Nachdem sie mit der Testversion die erste Ausschreibung durchgeführt hatten, war klar: Der Softwarewechsel findet sofort statt.

Mühelose Kostenplanung für laufende und neue Projekte

Seit dem Softwarewechsel hat sich der Umgang mit Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung im Büro grundlegend verändert. Was früher auf mehrere Systeme, Dateien und Notizen verteilt war, liegt nun gebündelt und strukturiert in einem zentralen Tool. Cloudbasiert, also jederzeit zugänglich und immer aktuell.

„Bei einer Software geht es nicht darum, alles zu können, sondern das Richtige sehr gut – und das schafft Compa bis ins kleinste Detail. Das Team von Compa ist so nah an uns Architekten dran, dass die Plattform auf echten Arbeitsprozessen beruht. Wir konnten schon von Anfang an Wünsche und Ideen äußern, die übernommen wurden. Dementsprechend ist es genau das, was wir brauchen."

Alle Projekte sind im gleichen System verankert und alle Projektdetails übersichtlich abgebildet. Die Kostenverfolgung ist (chrono)logisch aufgebaut und von der Kostenschätzung über Angebotsvergleiche bis zur Rechnungsprüfung miteinander verknüpft; inklusive Nachträge und bereits beglichener Beträge.

Was sich in der Struktur ändert, wirkt sich unmittelbar auf den Arbeitsalltag aus. Je nach Aufgabe spart das Team einige Minuten (beim Dateneintrag) bis zu einer Stunde (bei Ausschreibungen). Zeit, die früher vor allem für Suchen, Umformatieren oder Rückfragen verloren ging.

„Wir können von Projekt zu Projekt springen und sehen, zu welchem Preis wir die letzten Projekte realisiert haben. Bei der Abgabe unserer Angebote für neue Kunden sind wir dann deutlich schneller, weil wir nicht von Projekt zu Projekt neu rechnen müssen.”

Während zuvor jede Ausschreibung wie ein isoliertes Projekt behandelt wurde, lassen sich Erfahrungswerte jetzt direkt übertragen.

Mach es wie Grams.Grams. Starte jetzt deine kostenlose Testversion!